Der Abschnitt "Ressourcen" konzentriert sich als drittes Modul des Organisationsmanagements auf die Personalressourcen einer Organisation – und zwar in qualitativer und quantitativer Hinsicht. Es wird dargestellt, wie der qualitative und quantitative Bedarf an Personalressourcen zu ermitteln und zu steuern ist, um bestehende und neue Aufgaben wirtschaftlich zu erledigen. Die angemessenen Methoden der Personalbedarfsermittlung (PBE) sind ressortübergreifend verbindlich und werden im PBE-Leitfaden beschrieben. Das Verzeichnis der verwendeten Literatur ist hier zu finden.

Einführung

Personalressourcen sind menschliche Arbeitskapazitäten, also das Personal einer Organisation/Organisationseinheit. Dabei geht es um die von den vorhandenen Beschäftigten zur Verfügung gestellten qualitativen und quantitativen Arbeitskapazitäten, aber auch um darüber hinaus für die Aufgabenerledigung erforderliche, noch einzuwerbende Arbeitskapazitäten.

Personalressourcensteuerung im Sinne des Organisationshandbuches umfasst die kontinuierliche, strategische Aufgabe, eine quantitativ bedarfsgerechte Ausstattung mit Personalressourcen sicherzustellen. Dabei sind die strategischen Ziele der Organisation sowie die definierten Prozesse zur Erfüllung von Aufgaben zu beachten. Die vorhandenen Personalressourcen sind bestmöglich auf die wahrzunehmenden Aufgaben und Prozesse zu verteilen.[1] Auch wenn die Situation der Behörden unterschiedlich und vielfältig ist, wird in jeder Behörde für die Erfüllung ihrer Aufgaben bzw. die Wahrnehmung ihrer Prozesse eine kontinuierliche, flexible Personalressourcensteuerung benötigt.

Personalressourcenplanung: Viele Behörden ermitteln bereits jetzt ihren Personalbedarf und befinden sich in einer regelmäßigen, möglichst jährlichen Fortschreibung ihrer Personalressourcen auf grober Aufgaben- oder Prozessebene. Dies bedeutet, dass die vorhandenen und eingesetzten Personalressourcen, in der Regel dargestellt als Vollzeitäquivalente (VZÄ), auf den aktuellen Aufgabenbestand verteilt werden (vgl. Abschnitt Personalressourcensteuerung).

Personalbedarfsermittlung (PBE) umfasst die Feststellung der notwendigen Personalausstattung für vorgegebene oder vorgesehene Aufgaben nach anerkannten Methoden [2]. Notwendig ist die Personalausstattung, bei der die Beschäftigten durch die ihnen übertragenen Aufgaben angemessen ausgelastet werden. Das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 BHO) ist zwingende Handlungsgrundlage der öffentlichen Verwaltung. Für die Sozialversicherungsträger gilt § 69 Abs. 6 SGB IV entsprechend. Die effiziente Gestaltung der Organisationsstrukturen sowie der sachgerechten Aufgabenerledigung sind ständige Forderungen an ein wirtschaftliches Handeln. Die Verpflichtung zur Ermittlung des Personalbedarfs ergibt sich für den Bereich des Bundes aus Nr. 4.4.1 der VV zu § 17 BHO, wonach Planstellen nur ausgebracht werden dürfen, soweit sie unter Anwendung angemessener Methoden der Personalbedarfsermittlung sachgerecht und nachvollziehbar begründet sind.

Alternatives Verfahren: Oberste Bundesbehörden können zur zielorientierten Personalressourcen-steuerung sowie zur Personalbedarfsbegründung ein sogenanntes "Alternatives Verfahren" anwenden. Bei diesem Verfahren handelt es sich um ein vereinfachtes Vorgehen, das analytische Elemente der Personalbedarfsermittlung enthält, jedoch auf flächendeckende detaillierte Erhebungen verzichtet. Daneben steht gleichwohl die Durchführung einer klassischen Personalbedarfsermittlung zur Verfügung.

Im Folgenden werden folgende Vorgehensweisen zur Feststellung des Personalbedarfs vorgestellt:

• Personalbedarfsermittlung (PBE, analytische Ermittlung des Personalbedarfs)
• Alternatives Verfahren (PBE nur für dispositiv-kreative Aufgaben oberster Bundesbehörden, unverändert gültig seit November 2016)

• Personalressourcenplanung für einzelne Aufgaben oder Prozesse mittels prognostischer Methoden (stochastischer Methoden)

Fußnote

[1] Der in der Wirtschaft genutzte englische Begriff "human resources" umfasst nicht nur die zielgerichtete Verplanung der "Ressource Mensch" und seiner Arbeitskraft, sondern auch die Personalentwicklung.
[2] Die Personalbedarfsermittlung (PBE) im Kapitel 2.4.3 (PBE-Leitfaden) ist gemäß Bundeshaushaltsordnung (BHO) für alle Bundesbehörden verpflichtend.
[3] Abzugrenzen ist der Begriff Personaleinsatzsteuerung, der sich mit dem qualitativen Aspekt des Personals beschäftigt (hierzu siehe Abschnitt zur Personalentwicklung und zum Personalmanagement)