2.4.3.5.4.3 Verteilzeiten
Artikel Einführung
Neben der Grundzeit (tg), der zur unmittelbaren Aufgabenerledigung notwendigen Arbeitszeit, sind bei der Ermittlung des Personalbedarfs Verteilzeiten (tv) zu berücksichtigen. Dies sind alle während der Arbeitszeit aufgewendeten Zeiten, die nicht unmittelbar zur Erfüllung der konkret übertragenen Aufgaben gehören. Unterschieden werden (unplanbare) sachliche und persönliche Verteilzeiten.
a) Sachliche Verteilzeiten
Sachliche Verteilzeiten (ts) stellen Zeiten dar, die aus störungsbedingten Unterbrechungen des Arbeitsablaufes resultieren und damit nicht planbar sind.
Zu den unplanmäßigen sachlichen Verteilzeiten gehören insbesondere Unterbrechungen des Arbeitsablaufs, wie z. B. IT-Störungen, Telefongespräche, Besuche, soweit sie nicht in unmittelbarem und ausschließlichem Zusammenhang mit der Fachaufgabe stehen etc.
b) Persönliche Verteilzeiten
Beispiele für persönliche Verteilzeiten (tp) sind:
- Besprechungen und Rücksprachen in persönlichen Angelegenheiten (z. B. mit Personalreferat, Personalrat),
- persönliche Verrichtungen / Entspannungszeiten (z. B. Kaffeepausen oder private Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen) außerhalb der mit Dienstvereinbarung geregelten Pausenzeiten
Werte der pauschalen Anrechnung oder analytischen Ermittlung von Verteilzeiten
Die persönlichen und sachlichen Verteilzeiten (tp und tv) können mit einem Zuschlag in Höhe von 5 % für persönliche Verteilzeiten (pVZ) und 5 % für sachliche Verteilzeiten (sVZ) pauschal abgegolten werden. Eine detaillierte Analyse ist hier nur vorzunehmen, wenn Anzeichen für eine Überschreitung der Pauschale (5 % für pVz und 5 % für sVZ) bestehen. Dies reduziert den Erhebungsaufwand und trägt dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit Rechnung. Allerdings gilt: Nur wenn in den ermittelten Grundzeiten nachweislich keine Verteilzeiten enthalten sind – Grundlage dafür sind die analytischen Methoden wie Selbstaufschreibung und Zeitaufnahme –, können Verteilzeiten als pauschaler Zuschlag berücksichtigt werden. Es sind also nicht pauschal bei einer 40h-Woche 4 Stunden Verteilzeit in Ansatz zu bringen, sondern der Verteilzeitzuschlag ist aufgabenbezogen auf die jeweilige Aufgabe bzw. Teilaufgabe bzw. Unteraufgabe aufzuschlagen.
Diese Werte (5 % für pVz und 5 % für sVZ) sind als Richtwerte zu nutzen. Alternativ besteht die Möglichkeit, die sVz und pVz zu erheben. Dies hängt vom Ziel der PBE ab. Liegen beispielsweise Anhaltspunkte für Abweichungen (z. B. wegen besonderer Belastungen) vor, sind abweichende Ansätze von Verteilzeiten möglich, sofern sie ausreichend untersucht, nachvollziehbar begründet und dokumentiert werden. Es empfiehlt sich in diesem Fall, die sachlichen Verteilzeiten als gesonderte Position zu erheben und zu plausibilisieren. Das schafft Transparenz und fördert die Akzeptanz bei den Beschäftigten. Allerdings können die Verteilzeiten von ihrer Art, Vorkommenshäufigkeit und ihrem zeitlichen Umfang stark differieren.
Für die Berücksichtigung von Verteilzeiten bei der Feststellung des Soll-Personalbedarfs gilt der "situationsgerechte Ansatz": Die im Betrachtungsbereich spezifischen Umstände, tatsächlichen Verhältnisse sowie Rahmenbedingungen der Aufgabenerledigung bezüglich Aufkommen und Umfang von Verteilzeiten (z. B erhöhte ungeplante Störungen) sind zu würdigen.
Je nachdem, zu welchem Ergebnis man im IST gelangt ist (Verteilzeitzuschlag oder Verteilzeitermittlung, ggf. höher oder geringer als 10%), sind die Verteilzeiten auch für die Berücksichtigung im SOLL-Personalbedarf und in der Fortschreibung kritisch zu hinterfragen. Liegen beispielsweise in der IST-Erhebung Anhaltspunkte dafür vor, dass die Verteilzeiten erhöht sind und werden diese mittels Ermittlung auch erhöht festgestellt, sind diese in der Höhe nicht automatisch für das SOLL festzusetzen und fortzuschreiben. Es ist nach Optimierungsmöglichkeiten zu suchen. Eine Fortschreibung eines erhöhten (oder auch geringeren) Verteilzeitzuschlages ist nur mit nachvollziehbarer Begründung möglich und ist auch in der Zukunft weiterhin kritisch zu würdigen.
Ein Verteilzeitenzuschlag ist grundsätzlich unabhängig vom Methodeneinsatz, sollte aber dennoch begründet sein, da die pauschale Anrechnung von Verteilzeiten eine hinreichend genaue Ermittlung der Grundzeiten voraussetzt. Die Methoden müssen exakt und analytisch durchgeführt sowie sorgfältig dokumentiert sein. In der Regel wird keine Tätigkeit bzw. Teilaufgabe in der Bearbeitungszeit größer als 60 min sein, um sicherzustellen, dass es sich um reine Grundzeiten handelt. Im Grundsatz gilt: Je genauer die Aufgabengliederung und je detaillierter die Erhebung der Grundzeiten, desto exakter die Ergebnisse. Über die Plausibilisierung der erhobenen Daten (vgl. Abschnitt zur Plausibilisierung) kann ebenfalls sichergestellt werden, dass die ermittelten Grundzeiten frei von Verteilzeiten sind.
Darüber hinaus gibt es individuell in der Behörde festzulegende Werte/Tage für Dienstbefreiung bei regionalen Besonderheiten (Brauchtumstage, aber auch Referatsausflüge, Behördenfestlichkeiten etc.), die direkt bei den Jahresarbeitszeiten abzuziehen sind.
