In Abschnitt 2.3 „Prozesse“ wird beschrieben, wie Prozesse in einer kontinuierlichen Abfolge identifiziert, erhoben, optimiert, dokumentiert und als Soll-Prozesse implementiert werden können. Um über die unmittelbare Verbesserung der Prozesse hinaus eine Wirkung zu erzielen, wird empfohlen, die Steuerung und Fortentwicklung der Prozesse in ein übergreifendes System des Prozessmanagements zu integrieren.

Der Wert eines übergreifenden[1] Prozessmanagements gegenüber den – dezentralen Ansätzen liegt vor allem darin:

• Sowohl das Prozessmanagement insgesamt als auch die einzelnen Prozesse werden auf der Grundlage gesamtstrategischer Ziele gesteuert und an den Anforderungen der Stakeholder[2] ausgerichtet.
• Bei der Erbringung von Verwaltungsleistungen wird eine prozessorientierte Sicht mit Fokus auf die Prozessziele organisationsweit etabliert, eine wichtige Voraussetzung dafür, dass schrittweise eine prozessorientierte Organisationsstruktur entwickelt werden kann. Ein funktionsorientiertes Silodenken kann so zu Gunsten einer stärkeren Kunden- und Bürgerorientierung überwunden werden.
• Transparenz über die Zuordnung von Personalressourcen zu den einzelnen Prozessen bildet die Basis für eine strategisch ausgerichtete Personalressourcensteuerung. Darüber hinaus erleichtert ein etabliertes Prozessmanagement, vakante Stellen konkreter zu beschreiben und zielgerichteter auszuschreiben.
• Alle weiteren Managementansätze, die eine Behörde betreibt (z. B. Qualitäts-, Wissens- oder Risikomanagement), profitieren von einem gemeinsamen Prozessmanagement.
• Die Ergebnisse der prozessbezogenen Risikoanalyse fließen in das Prozesscontrolling ein und liefern einen wichtigen Input zum Risikomanagement.
• Die Dokumentation von Prozesswissen unterstützt Einarbeitungsprozesse und dient als Baustein eines organisationsweiten Wissensmanagements.
• Mit der systematischen, übergeordneten Prozesssteuerung werden Insellösungen vermieden, die unter Umständen den Zielen der Gesamtorganisation widersprechen.
• Mithilfe klarer Rollen und Aufgaben der Prozesssteuerung ist eine schnelle und flexible Anpassung an geänderte Rahmenbedingungen möglich.
• Prozessmanagement unterstützt die planvolle Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie[3].
• Eine Mehrfachnutzung von Prozessdokumentationen in Form von Bausteinen ist möglich.
• Das übergreifende Prozessmanagement leistet einen wichtigen Beitrag dazu, dass Strategien, Prozesse, Ressourcen und Strukturen einer Organisation effektiv und effizient miteinander verzahnt werden.

Welche Aktivitäten und organisatorischen Regelungen für die Einführung und den kontinuierlichen Betrieb eines übergreifenden Prozessmanagements erforderlich sind, ist im folgenden Abschnitt „Prozessmanagement“ dargestellt. Im Anhang werden Praxisbeispiele zu verschiedenen Aspekten des Prozessmanagements zur Verfügung gestellt.

Fußnote

[1] Begriff „übergreifend“ auch im Sinne von „ganzheitlich“, vgl. KGSt-Bericht 4/2011, S.9.
[2] Stakeholder: Jemand, der als Gruppe oder Individuum ein wie immer geartetes legales Interesse an der Institution / der Unternehmung / der Stadt/Region usw. hat, unabhängig davon, ob die Rechtsordnung ihm Rechte für die Wahrnehmung dieser Interessen zubilligt; Betroffene/r, Beteiligte/r, Interessenträger/in, -vertreter/in, -gruppe. , vgl. Begriffserläuterung Stakeholder bei olev.de, Abruf: 08.09.2021.
[3] 9-Punkte-Plan für ein digitales Deutschland, Bundes CIO, Abruf: Abruf: 10.01.2023.