verweist auf: Methoden von A bis Z
Bezeichnung der Methode bzw. Technik	Eisenhower Matrix (auch Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Methode)
Kategorie (Zweck)	>Planen, Strukturieren, Entscheiden >Analysieren, Priorisieren
Anwendungsbereiche	Priorisieren, Planen, Delegieren, Mitarbeiterführung, Selbst- und Zeitmanagement
Kurzbeschreibung	Die Eisenhower-Matrix ist eine einfache Selbst- und Zeitmanagementmethode zur effizienten und effektiven Priorisierung von Terminen und Aufgaben.
Voraussetzungen / Rahmenbedingungen / Grundlagen	> Geringer Zeitaufwand, um sich mit der Methode vertraut zu machen > Wenig Material benötigt > Täglich Zeit, um die Matrix anzupassen
Grobe Einschätzung des Zeit- und Personalaufwandes	Zeitrahmen / Dauer: einfache und übersichtliche Methode, die einen geringen Zeitaufwand erfordert Aufwand personell und zeitlich: die Matrix sollte täglich angewendet werden; die benötigte Zeit ist abhängig von der Anzahl der Aufgaben
Vorteile / Stärken der Methode	> Identifikation der wichtigsten Aufgaben > Identifikation und Elimination der Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind > Überblick und Ordnung durch grafische Darstellung > Priorisierung von Aufgaben > Stärkere Einbindung von Mitarbeitenden durch das Delegieren von Aufgaben > Methode kann mit geringem Aufwand für die Einarbeitung sofort angewendet werden > Kann mit zusätzlichen Methoden, wie z. B. der „Loslassschachtel“, kombiniert werden
Stolperfallen „Darauf sollten Sie achten“	> Aufgaben richtig nach „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ bewerten > Tägliche und sorgfältige Arbeit mit der Matrix, um den gewünschten Nutzen zu erzielen > Berücksichtigen, dass die Methode ihre Grenzen hat, wenn grundsätzlich nicht die Möglichkeit besteht, Aufgaben zu delegieren > Beachten, dass dennoch ein Aufgabenstau entstehen kann, wenn entsprechend viele Aufgaben im eigenen Bereich vorhanden sind
Weiterführende Medien und Quellen	IONOS (2019): Die Eisenhower-Matrix: Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen [online] https://www.ionos.de/ [abgerufen am 14.07.2022]. Kellner, Andreas (2020): Eisenhower-Matrix: Priorisieren nach dem Prinzip Eisenhower [online] https://www.agilement.de/ [abgerufen am 13.07.2022]. Müller, Felix (2021): Besseres Zeitmanagement: Eisenhower-Matrix richtig nutzen [online] https://wirtschaftspsychologie-aktuell.de/ [abgerufen am 14.07.2022]. Niedostadek, André (2018): Prioritäten setzen – Die Eisenhower-Matrix [online] https://wissenschafts-thurm.de/ [abgerufen am 13.07.2022]. Windolph, Andrea (2021): Die Eisenhower-Matrix – Aufgaben richtig priorisieren [online] https://projekte-leicht-gemacht.de/ [abgerufen am 12.07.2022].

Einführung

Wir kennen es alle – ob privat oder beruflich: Der Terminkalender ist gut gefüllt und zusätzlich gibt es eine lange Liste an weiteren Aufgaben, die erledigt werden wollen. Da kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und zu entscheiden, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Wäre es nicht schön, es gäbe eine Methode, die einen Überblick über anstehende Aufgaben schafft und diese sogar zeitgleich priorisiert? Eine Methode, die ebenso aufzeigt, welche der Aufgaben überflüssig und zu streichen sind? Die Eisenhower-Matrix (auch Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Methode genannt[1] ) ist eine solche Methode und wird im Folgenden näher erläutert:

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Funktionsweise der Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Methode wurde nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der zur Priorisierung seiner Aufgaben seinen Schreibtisch in vier Quadranten aufgeteilt haben soll, auf die er die aktuellen Vorgänge verteilte. Ob diese Geschichte wahr ist, ist fraglich, mindert jedoch nicht den Wert der Methode zur Priorisierung von Aufgaben.[2]

Wie funktioniert die Methode? Das Prinzip ist denkbar einfach und erfordert kaum Einarbeitungszeit. Zur Priorisierung der Aufgaben, werden sie nach ihrer Dringlichkeit und ihrer Wichtigkeit bewertet. Anschließend werden sie in eine von vier möglichen Kategorien eingeteilt, die in Form von Quadranten in einer Matrix dargestellt werden:[3]

• 1. Quadrant: Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Sie dulden keinen Aufschub und sollten sofort erledigt werden.
  Eine Ministervorlage muss mit kurzer Frist fertiggestellt werden. Hier sollten sofort alle notwendigen Schritte in die Wege geleitet werden.
• 2. Quadrant: Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Diese Aufgaben sollten terminiert und zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigt werden. Zu lange aufgeschoben werden, sollten diese Aufgaben jedoch nicht, da sie sonst plötzlich wichtig und dringend werden können.
  Beispiel: Eine Gesetzesänderung, die in einem Jahr in Kraft treten wird, erfordert die Anpassung von Prozessen. Es muss nicht sofort gehandelt werden.
• 3. Quadrant: Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind. Besteht die Möglichkeit, sollten diese Aufgaben delegiert werden.
  Beispiel: Die IT-Leitung braucht morgen Unterstützung in einem Meeting. Ist das vor allem für die Leitung wichtig, sollte möglichst eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter geschickt werden.
• 4. Quadrant: Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, also Zeitfresser, die von der Liste gestrichen werden sollten.
  Beispiel: Der Statusbericht für ein Projekt steht an. Eine wichtige Aufgabe, die erledigt werden muss. Die perfekte Formatierung z. B. ist aber eher nebensächlich. Die anderen machen es nicht und niemand beschwert sich. Für eine effiziente und effektive Arbeit sollte diese Aufgabe von der Liste gestrichen werden.[4]

Abbildung 1: Beispiel für eine Eisenhower-Matrix

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Vorteile und Grenzen der Methode

Die Eisenhower-Methode ist ohne Einarbeitungszeit leicht anzuwenden. Richtig angewendet, ermöglicht sie die Umsetzung eines effektiven und effizienten Selbst- und Zeitmanagements, indem sie unterstützt, die Aufgaben zu identifizieren, die wirklich wichtig sind, genauso wie auch solche, die delegiert oder aussortiert werden können. Die Einteilung der Aufgaben in einer Matrix schafft Überblick und Ordnung und ermöglicht es, auf einen Blick zu erkennen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen.[5]

Im Grunde kann die Eisenhower-Matrix daher jede Person in allen Bereichen nutzen. Die Methode ist jedoch besonders für Führungskräfte geeignet, die die Möglichkeit haben, weniger wichtige Aufgaben an ihre Mitarbeitenden zu delegieren und sie so stärker in die Arbeitsabläufe der Organisation einzubinden. Zu beachten ist hierbei, dass die Bewertung der Aufgaben nicht immer einfach ist, besonders wenn es sich um komplexe Aufgaben handelt, die zunächst auf kleinere Arbeitspakete heruntergebrochen werden müssen. So können z. B. Aufgaben, die im Gesamtzusammenhang von hoher Bedeutung sind, ohne Kontext fälschlicherweise in der Einzelbetrachtung als weniger wichtig eingestuft und delegiert werden. Problematisch kann auch die ungleichmäßige Verteilung von Aufgaben sein. Häufig konzentrieren sich die zu erledigenden Aufgaben auf nur wenige Personen oder Abteilungen, da wichtige Aufgaben meist dringend sind und dringende Aufträge selten unwichtig. Folglich lassen sich Aufgaben dieser Art nicht delegieren oder terminieren.[6]

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Wie wende ich die Eisenhower-Matrix erfolgreich an?

Für die Erstellung und Nutzung einer Eisenhower-Matrix sind folgende Schritte notwendig:

1. Zunächst muss eine Aufgabenliste mit allen Aufgaben, Problemen, Themen etc. erstellt werden.
2. Anschließend wird die Eisenhower-Matrix mit den vier Quadranten gezeichnet.
3. Nun werden alle Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit bewertet.
4. Im letzten Schritt wird die richtige Strategie abgeleitet: Erledige die Aufgaben im ersten Quadranten, terminiere die Aufgaben im zweiten Quadranten, delegiere die Aufgaben im dritten und streiche die Aufgaben im vierten Quadranten.

Folgende Faktoren können bei der erfolgreichen Anwendung unterstützen:

1. Die Begriffe „wichtig“ und „dringend“ sollten klar definiert sein. Dazu kann es hilfreich sein, sich folgende Fragen zu stellen: „Was passiert, wenn ich mit der Aufgabe bis (über-)morgen oder nächste Woche warte (planen)? Was ist, wenn jemand anderes sie erledigt (delegieren)? Was ist, wenn niemand sie erledigt (loslassen)?
2. Werden Aufgaben delegiert, sollte der Kontext klar benannt und smarte Ziele gesetzt werden. Die Person, die die Aufgaben(n) übernimmt, sollte außerdem die Gelegenheit bekommen Rückfragen zu stellen, damit der Arbeitsauftrag klar ist und erledigt werden kann. Außerdem sollte ein gemeinsamer Termin für das Feedback vereinbart werden.
3. Mit dem Kalender zu planen, ist eine gute Möglichkeit, um die Erledigung der eigenen Aufgaben sicherzustellen und die eigene Zeit im Blick zu behalten. Dazu wird für jede Aufgabe der Zeitaufwand eingeschätzt und ein Termin für die Erledigung im Kalender geblockt.
4. Aufgaben von der Liste zu streichen bzw. loszulassen, fällt manchmal nicht leicht. Eine Lösung kann hier die „Loslassschachtel“ sein, in die die nicht wichtigen und nicht dringenden Aufgaben verschoben werden. So ist es möglich, Themen loszulassen und sich zugleich selbst zu beruhigen, denn die Aufgaben in der „Schachtel“ können jederzeit wieder herausgeholt werden.
5. Es empfiehlt sich, die Matrix täglich zu ergänzen und neu zu priorisieren sowie eine realistische Planung der zu erledigenden Aufgaben für den Tag vorzunehmen. So besteht die Chance, die Aufgaben auch tatsächlich an diesem Tag zu erledigen.

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Literaturverzeichnis

IONOS (2019): Die Eisenhower-Matrix: Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen [online] https://www.ionos.de/ [abgerufen am 14.07.2022].

Kellner, Andreas (2020): Eisenhower-Matrix: Priorisieren nach dem Prinzip Eisenhower [online] https://www.agilement.de/ [abgerufen am 13.07.2022].

Müller, Felix (2021): Besseres Zeitmanagement: Eisenhower-Matrix richtig nutzen [online] https://wirtschaftspsychologie-aktuell.de/ [abgerufen am 14.07.2022].

Niedostadek, André (2018): Prioritäten setzen – Die Eisenhower-Matrix [online] https://wissenschafts-thurm.de/ [abgerufen am 13.07.2022].

Windolph, Andrea (2021): Die Eisenhower-Matrix – Aufgaben richtig priorisieren [online] https://projekte-leicht-gemacht.de/ [abgerufen am 12.07.2022].

Fußnote

[1] Vgl. Windolph, 2021
[2] Vgl. Kellner, 2020
[3] Vgl. Kellner, 2020
[4] Vgl. Windolph, 2021
[5] Vgl. Windolph, 2021
[6] Vgl. IONOS, 2019
[7] Vgl. Windolph, 2021
[8] Vgl. Müller, 2021

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