Interview-Themenliste zur Ist-Erhebung und zur Schwachstellenermittlung (exemplarische Auflistung)
Artikel Praxisbeispiele
Organisatorische Einbindung: |
| Bezeichnung der Stelle (Abteilung, Referat …) |
| Unterstellungs-(Weisungsbefugnisse) / Überordnungsverhältnisse (Weisungsbefugte) |
| Organigramm des Bereichs (soweit vorhanden) |
| Vertretungsregelung (einseitig, gegenseitig; vollumfänglich, nur Teilaufgaben) |
| Dauer der Zugehörigkeit zum Bereich / zur Stelle |
| Aktualität der Darstellung des Aufgabengebietes im Geschäftsverteilungsplan |
| Existenz aktueller Arbeitsplatzbeschreibung bzw. Stellenbeschreibung |
Ziele, Aufgaben, Arbeitsweise: |
| Zielsetzungen für die Stelle, den Aufgabenbereich (Ziele konkret, verständlich und nachvollziehbar) |
| Aufgaben der Stelle / des Bereichs mit geschätztem Prozentanteil an der Gesamtarbeitszeit |
| Kompetenzen und Befugnisse zu den jeweiligen Aufgaben (Prinzip der Zusammenführung von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung) |
| Arbeitsaufkommen (gleichmäßiger Arbeitsanfall, saisonale Schwankungen, Terminaufgaben) |
| Absehbare Entwicklungen hinsichtlich der vorhandenen Aufgaben bzw. neue Aufgaben / des Mengenaufkommens der Stelle / des Bereichs |
| System der Aufgabenverteilung (Mengenteilung, Spezialisierung) |
| Arbeitsanweisungen oder Richtlinien für die jeweiligen Aufgaben (aktuell, überarbeitungsbedürftig) |
| Aufgabenüberschneidungen oder Kompetenzprobleme mit anderen Stellen oder Bereichen (ausreichende Aufgabenabgrenzung oder Doppelarbeit; Anhaltspunkte für sinnvolle Aufgabenzusammenlegungen) |
| Überflüssige Aufgaben oder Aufgaben, die wegfallen können |
| Aufgaben, die sinnvoller Weise in diesem Bereich wahrgenommen werden sollten |
| Aufgaben oder Tätigkeiten, die aufgrund anderweitiger Prioritäten oder Arbeitsbelastungen über längere Zeiträume zurückgestellt werden müssen (Bearbeitungsrückstände) |
| Für die Stelle oder den Bereich geführte Statistiken oder Übersichten (angemessene oder überflüssige Datenhaltung) |
| Sachmittelausstattung der Stelle/Stand der IT-Unterstützung der Aufgabenerledigung |
| Auslastung der Stelle (Mehrarbeit / Überstunden) |
| Belastung durch Dienstreisen und sonstige dienstlich bedingte Abwesenheiten |
Information, Kommunikation, Zusammenarbeit: |
| Informationslage der Stelle (zeitnahe Verfügbarkeit aller für die Aufgabenerledigung relevanten Informationen (Informationsverzögerungen/-defizite, zusätzlicher Informationsbedarf) |
| Zuverlässigkeit der Informationen |
| Interner Informationsaustausch (Turnus von Referatsbesprechungen) |
| Wichtige Kommunikationspartner |
| Fachliche Schnittstellenbereiche |
| Entscheidungsverhalten vorgesetzter und sonstiger beteiligter Stellen (zeitnahe Entscheidungen, Arbeitsverzögerungen durch hohe Liegezeiten) |
| Führungsverhalten Vorgesetzter |
Gremientätigkeit: |
| Zugehörigkeit zu Gremien, Arbeitskreisen, Ausschüssen, Projektgruppen (Bezeichnung, Sitzungshäufigkeit, regelmäßiger Aufwand, eigene Funktion innerhalb des Gremiums) |
| Zuarbeit für sonstige Gremien (Bezeichnung, Sitzungshäufigkeit, Aufwand) |
| Erfordernis bestehender oder zusätzlicher Gremienarbeit |
Verbesserungsvorschläge: |
| Was hat sich bewährt und sollte beibehalten werden? |
| Was kann optimiert werden? |