Untersuchungsschwerpunkte	Personalbedarfsermittlung
Vorgehensweise	Vorbereitung: Einbindung verwaltungsinterner Organisationsberater Voruntersuchung: Ermitteln der geeigneten Erhebungsmethodik Ist-Erhebung: Erheben der Aufgaben, Bearbeitungszeiten und Mengen Ist-Analyse: Würdigung der Ist-Daten Soll-Konzeption: Personalbedarfsberechnung
Eingesetzte Erhebungstechniken	Dokumentenanalyse Interview Workshop Selbstaufschreibung Multimomentaufnahme Analytisches Schätzen
Untersuchungsbereich	alle Organisationseinheiten alle Hierarchieebenen
Besonderheiten des Projektes	überwiegend elektronische Aufgabenerledigung mittels IT–basiertem Workflow

Ausgangssituation:

Auftraggeber war eine Behörde mit mehreren Aufgabenbereichen, die jeweils gleichartige (antragsbasiertes Massenverfahren) Aufgaben überwiegend elektronisch wahrnehmen. Die Aufgaben sind durch rechtliche Vorgaben stark reglementiert. Die aufgabenkritische Betrachtung sowie eine flächendeckende Geschäftsprozessanalyse waren im Vorfeld der Personalbedarfsermittlung abgeschlossen. In Folge der Geschäftsprozessoptimierung wurden in einzelnen Bereichen neue IT-Lösungen eingeführt.

Soweit im beschriebenen Projekt die Vorgehensweise zum universellen Vorgehensmodell keine Besonderheiten aufweist, wird auf diese Schritte im Detail nicht weiter eingegangen.

Ablauf:

1. Vorbereitung

Die Besonderheit des Untersuchungsprojektes lag darin, dass die Aufgabenerledigung überwiegend Workflow-basiert am Bildschirm stattfand. Die Teilschritte Projektinitiierung und die Situationsanalyse wurden gemäß Vorgehen im Handbuch vorgenommen.

Teilschritt	Vorgehen im Projekt	Begründung des Vorgehens
Einbindung Externer prüfen	Durchführung der Untersuchung durch externe Berater Projektleitung durch externen Berater gemischtes Projektteam (Externe-Behörde)	personelle Engpässe in der Behörde ließen eine Durchführung in Eigenregie nicht zu. erwarteter Know-how-Transfer durch gemischte Projektteams
Zielformulierung	Feststellung des Personalbedarfs für die Aufgabe	–
Untersuchungsbereich abgrenzen	alle beteiligten Beschäftigten	–
Projektorganisation definieren	Verzicht auf Lenkungsausschuss	Komplexität des Projektes machte Einrichtung eines Lenkungsausschusses nicht erforderlich Auftraggeber deckt die Rolle ab

2. Voruntersuchung

Die Durchführung der Dokumentenanalyse sowie deren Auswertung wurden gemäß Handbuch vorgenommen.

Teilschritt	Vorgehen im Projekt	Begründung des Vorgehens
Erhebungsbereich (für Vorunter– suchung) fest– legen	Führungskräfte und Prozessverantwortliche	Informationen zur Aufgabenstruktur und -erledigung sollten zur Auswahl der ge- eigneten Untersuchungsmethodik beitragen
Erhebungsmethode festlegen und Ergebnisse dokumentieren	Interview/Workshop	Interviews/Workshops ermöglichten die bereichsspezifische Informationserhebung
Wirtschaftlichkeit prüfen	überschlägige verbale Bewertung	keine detaillierte Daten für die Durchführung quantitativer oder qualitativer Bewertungsver- fahren vorhanden Wirtschaftlichkeit des Projektes konnte bejaht werden, da die zu erwartenden Ergebnisse (Syneffekte) in einem angemessenen Verhältnis zum erwarteten Aufwand der Untersuchung standen
Methodisches Vor- gehen für die Hauptunter- suchung festlegen	Interview/Workshop mit Prozessverantwort– lichen und Grundsatzsachbearbeitern zur Er– mittlung des repräsentativen Erhebungszeit– raumes sowie zur Erhebung des Aufgaben–/ Tätigkeitskataloges für die Datenerhebung Selbstaufschreibung zur Ermittlung von mittleren Bearbeitungszeiten an allen Arbeits– plätzen (Erhebungsdauer: 1 Monat) Multimomentaufnahme zur Ermittlung der Verteilzeiten an allen Arbeitsplätzen (Erhe– bungsdauer: 1 Monat) Abgleich der bereichsbezogenen Arbeitszeiten aus der Selbstaufschreibung mit den tatsäch– lichen Arbeitszeiten aus der Zeiterfassung Analytisches Schätzen zur Ermittlung von Bearbeitungszeiten für saisonale Aufgaben statistische Auswertung der Fallzahlen	Das Laufzettelverfahren konnte nicht einge– setzt werden, da es an ein bestimmtes Medium (Akte/Vorgang) gebunden ist. Bei überwiegend elektronischer Bearbeitung ist sein Einsatz nicht möglich. Eine Zeitaufnahme wäre bei der Viel– an Aufgaben und Arbeitsplätzen nicht leistbar und wirtschaftlich gewesen. Selbstaufschreibung ist zur parallelen Daten– erhebung an vielen Arbeitsplätzen geeignet Multimomentaufnahme dient auch der Plausibili– sierung der Daten der Selbstaufschreibung Erhebungsdauer aufgrund der monatlichen Schwankungen der Arbeitsmenge festgelegt Plausibilisierung der Daten der Selbstauf– schreibung im Einvernehmen mit der Personal– vertretung über anonymisierte Daten der Arbeitszeiterfassung Workshops zur Erhebung von Bearbeitungs– zeiten für Aufgaben, die über die Selbstauf– schreibung nicht abgedeckt worden

Die Ermittlung der repräsentativen Anzahl der erforderlichen Beobachtungen/Notierungen im Rahmen der Multimomentaufnahme, der Anzahl der erforderlichen Rundgänge sowie der Rundgangszeitpunkte wurde gemäß Handbuch vorgenommen.

Ergebnisse der Voruntersuchung:
Konkretisierter Projektauftrag
Projektplan (Arbeitspakete, Ablauf-, Termin-, Ressourcenplanung)
Aussagen zur Wirtschaftlichkeit
Untersuchungsmethodik für die Hauptuntersuchung

3. Hauptuntersuchung

Die Prüfung der Notwendigkeit von Teiluntersuchungen erfolgte  gemäß Vorgehen im Handbuch. Die umfassende Information des Untersuchungsbereichs zum Vorgehen, zur Zeitplanung sowie zu den eingesetzten Erhebungstechniken wurde im Rahmen von Informationsveranstaltungen vermittelt. Mit den Erhebungsunterlagen wurden auch schriftliche Arbeitsanleitungen verteilt. Über einen Testlauf wurde das Verfahren überprüft.

Teilschritt	Vorgehen im Projekt	Begründung zum Vorgehen
Ist-Erhebung	Durchführung von Interviews/Workshops zur Ermittlung des Aufgaben-/Tätigkeitskataloges Durchführung und Auswertung der Selbstauf– schreibung sowie Multimomentaufnahme Durchführung von Interviews zum Analy- tischen Schätzen Ermittlung von Fallzahlen aus Statistiken	–
Ist-Analyse	Bearbeitungszeiten/Verteilzeiten plausibilisieren und analysieren. Berechnung mittlerer Bearbeitungszeiten für die einzelnen Tätigkeiten. Festlegen der Verteilzeitzuschläge	–
Soll- Konzeption	Personalbedarf berechnen	–

Ergebnisse der Hauptuntersuchung:
Abschlussbericht mit belastbaren Aussagen zum Personalbedarf

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