Eine effiziente und effektive Aufgabenerledigung ist nur dort möglich, wo ein definierter und geordneter organisatorischer Rahmen existiert. Dies gilt umso mehr, je komplexer die Aufgabenstellung ist und je mehr Personen an der Aufgabenerledigung beteiligt sind.

Zuständigkeiten und Kompetenzen müssen eindeutig festgelegt und gegeneinander abgegrenzt werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Unsicherheit und Unzufriedenheit bei den Beschäftigten einer zweckgerichteten Aufgabenerledigung zuwider laufen.

Organisation ist jedoch nicht als statisches Modell zu verstehen. Eine zum Zeitpunkt ihrer Gestaltung angemessene und funktionsfähige Organisation kann bei veränderten Rahmenbedingungen überholt sein. So wie sich bei Wirtschaftsunternehmen Produktionslinien den Markterfordernissen anpassen müssen und technischer Fortschritt in der Fertigung die Anpassung an neue Arbeitsverfahren erfordern, muss auch die öffentliche Verwaltung flexibel bleiben. Sie muss sich neuen Anforderungen zum Beispiel aufgrund veränderter Aufgabenstellungen oder technischer Entwicklungen möglichst schnell anpassen können.

Eine dauerhaft funktionsfähige Verwaltung mit effektiver Aufgabenerledigung kann nur über ein ausgewogenes Verhältnis von Stabilität und Kontinuität einerseits und ständiger Anpassung und Verbesserung andererseits erreicht werden. Die geplanten und beabsichtigten Veränderungen werden auch als Organisationsentwicklung bezeichnet.

Im Sinne dieses Handbuchs ist unter Organisationsentwicklung die Umsetzung einer Organisationsstrategie auf der Basis von Behördenzielen über einen festgelegten Zeitkorridor zu verstehen.

Mit dem Regierungsprogramm "Moderner Staat – Moderne Verwaltung" hat die Bundesverwaltung 1998 einen umfassenden Modernisierungsprozess eingeleitet: Gezielte Veränderungen der Strukturen, der Prozesse und der IT-Ausstattung sollen die Effizienz und Effektivität der Verwaltung verbessern. Die eingeleiteten Veränderungen werden unterstützt durch die Einführung und Anwendung

• moderner betriebswirtschaftlicher Managementinstrumente (zum Beispiel Leitbilder, Zielvereinbarungen, Controlling, Kosten- und Leistungsrechnung, Budgetierung),
• des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Viele Bundesbehörden setzen diese Instrumente erfolgreich zur Steuerung ein. Das elektronische Dienstleistungsangebot der Bundesverwaltung wird zunehmend ausgebaut. Moderne Informations- und Kommunikationstechnik nimmt bei der Verwaltungsmodernisierung eine wichtige Rolle ein. Sie ermöglicht neue Formen der Aufgabenerledigung. Informationen können vereinfacht und schnell ausgetauscht werden.

Der Zugriff aller Bearbeiter auf zentral vorgehaltene Daten ermöglicht eine arbeitsplatzunabhängige Bearbeitung und Auskunftsfähigkeit. Hierdurch wird die Dienstleistung insgesamt verbessert. Der zunehmende Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen soll zu einer deutlichen Verringerung der aufwändigen Papierverwaltung führen. Verwaltung erhält neue Transparenz. Informationen stehen zentral und bedarfsgerecht über das Internet bereit und ermöglichen die von Öffnungszeiten unabhängige Information zum Leistungsangebot und -umfang der öffentlichen Verwaltung. Den Adressaten des Verwaltungshandelns stehen über E-Government neue und bedarfsgerechte Zugriffswege zu onlinefähigen Verwaltungsdienstleistungen offen.

Diese Veränderungen lassen sich im Spannungsverhältnis steigender Erwartungen an eine qualitative Leistungserbringung und eine durch Einsparungen geprägte Aufgabenerfüllung nur mit ganzheitlichen Ansätzen bewältigen. Die anstehenden Veränderungen müssen durch ein der Aufgabenentwicklung angepasstes strategisches Organisations- und Personalmanagement flankiert werden. Beispielsweise sollte Personalentwicklung begleitend und unterstützend zur Organisationsentwicklung betrieben werden. Organisations- und Personalentwicklung verfolgen dasselbe Ziel auf verschiedenen Ebenen, nämlich die Weiterentwicklung der Behörde und die Qualifizierung ihrer Beschäftigten zur Erreichung der gesetzten Ziele und Bewältigung der Anforderungen der Zukunft.

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