Es gibt kaum eine Verwaltung, die nicht auch "Organisatoren" beschäftigt. Deren Tätigkeiten weichen von Institution zu Institution stark voneinander ab. Während sich die Arbeit in einigen Einrichtungen darauf beschränkt, dass zum Beispiel Tätigkeitsbewertungen bis zum In-Kraft-Treten von Eingruppierungsvorschriften des TVöD noch nach dem BAT/BAT-O bzw. MTArb/MTArb-O erstellt werden und der Sachmitteleinsatz verwaltet wird, sind Organisatoren in anderen Einrichtungen Vorbereiter und Umsetzer strategischer Entscheidungen, kreative Prozessanalysten und -gestalter, Projektmanager und Aufgabenkritiker in einer Person. Mit ihrer Arbeit leisten diese einen wichtigen Beitrag zur Erhöhung der Produktivität und zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit einer Verwaltung. Sie finden ein schier unerschöpfliches Betätigungsfeld, insbesondere auch durch das zunehmend enge Zusammenwirken mit der Einführung neuer Informationstechnologie.

Die "Organisation" als Organisationseinheit hat in der behördlichen Struktur eine vielseitige Schnittstellenfunktion. Ihre Aufgabe ist es, den Aufbau, die Prozesse, die Sachmittel, die Informationstechnik und die Personalkapazitäten so zu koordinieren und zu organisieren, so dass die von der Leitung definierten Ziele effizient und effektiv erreicht werden können. Organisatoren stellen durch ihr Wirken auch sicher, dass die Beschäftigten Klarheit über ihre Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten haben.

Das Aufgabenspektrum von Organisatoren moderner Prägung umfasst im Wesentlichen (nicht abschließende Aufzählung):

• Beratung von Fachabteilungen und Behördenleitung in Organisationsfragen,
• Mitwirkung bei bzw. Durchführung von Projekten,
• Eigenverantwortliche Durchführung von Aufträgen, Analyse, Beschreibung und Reorganisation von Arbeitsprozessen, Kommunikationsstrukturen, Sachmittelausstattung und Informationsflüssen,
• Überprüfung und Festlegung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten,
• Dokumentation organisatorischer Sachverhalte,
• Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen,
• Aufdeckung von Schwachstellen und Behebung von Organisationslücken,
• Entwicklung und Auswertung von Fragebögen,
• Durchführung von Organisationsuntersuchungen,
• Entwicklung von Soll-Konzepten zum Beispiel zur Optimierung von Prozessen,
• Organisatorische Verbesserungen,
• Anpassungen an veränderte Rahmenbedingungen konzipieren,
• Einführung neuer Organisationskonzepte,
• Konzeption des Hard- und Softwareeinsatzes,
• Durchführung von Erfolgs- und Wirkungskontrollen,
• Erstellung und Überarbeitung von Arbeitsplatz-/Stellenbeschreibungen; Arbeitsplatzbewertung,
• Erstellung von Organisationsanweisungen.

Nicht immer sind diese Aktivitäten für die Kolleginnen und Kollegen in den Fachabteilungen offensichtlich. Dies aber umso mehr für die Verwaltungsleitung. In einer Wettbewerbssituation, die zunehmend auch öffentliche Verwaltungen erreicht, kann das problemlose und effiziente Zusammenwirken der Einzelteile unter Umständen sogar Zukunft entscheidend sein. Diese Erkenntnis wird unter dem Druck knapper Haushaltsmittel immer wichtiger. In modernen Behörden werden Organisatoren daher zunehmend auch in strategische Managementaufgaben der Behördenleitung eingebunden. So hat sich die Organisation zu einer Schlüsselfunktion auch in der öffentlichen Verwaltung entwickelt. Damit einher geht auch ein verändertes Rollenverständnis. Organisatoren nehmen zunehmend eine beratende und unterstützende Rolle ein. Sie fungieren in modernen Verwaltungen mehr und mehr als interne Berater der Behördenleitung sowie der Fachbereiche.

Die Arbeit von Organisatoren war bisher eng auf die Gestaltung von organisatorischen Regelungssystemen und die Organisationsausstattung ausgerichtet. Diese Aufgaben werden auch weiterhin zu ihrem Arbeitsalltag gehören. Die Beherrschung dieser Aufgaben ist auch künftig die Basis für eine erfolgreiche Organisationsarbeit. Doch mit den Zielen der Verwaltungsmodernisierung werden diese Aufgabenfelder erweitert und ausgedehnt. Neben der klassischen Organisationsarbeit gewinnt das Organisationsmanagement auch in Behörden zunehmend an Bedeutung. Die Organisationsreferate als Querschnittsfunktion einer Behörde wachsen in Zeiten des organisatorischen Wandels und knapper werdender finanzieller Spielräume zunehmend in die Rolle einer Beratungs- und Dienstleistungsstelle für die Behördenleitung hinein. Dies erforderte ein Umdenken im klassischen Rollenverständnis. Neben Fragen der Aufbau- und der Prozessorganisation, den Einsatzmöglichkeiten von Informationstechnik geht es auch um strategische Themen der Planung und Steuerung der Behörde. Organisatoren müssen Auslöser und Gestalter von Veränderungen sein und dabei mit ihrem Erfahrungswissen und methodischen Können deren Zielerreichung unterstützen. Sie erarbeiten nicht nur umsetzungsfähige Lösungen, sondern sind auch engagierte Partner bei deren zeitnaher und erfolgreicher Umsetzung.

Was gute Organisatoren in ihrer Beraterfunktion für die Behördenleitung unter anderem ausmacht, ist dabei ein vielseitiges Wissens- und Erfahrungsprofil zu verschiedenen Fachgebieten, vor allem aber auch betriebswirtschaftliches Know-how, auch zu modernen Managementansätzen. Auf Basis der methodischen Ansätze der Organisationsarbeit erarbeiten Organisatoren so neue Lösungswege. Sie helfen dabei verschiedenste Ansätze zu integrieren und Lösungen zu vernetzen.

Persönliches Anforderungsprofil für Organisatoren:

• Aufgeschlossenheit und Lernbereitschaft,
• Sachlichkeit und Zuverlässigkeit,
• Geistige Flexibilität,
• Kritisch-analytisches Denkvermögen,
• Selbstbewusstsein,
• Kooperationsfähigkeit und Verhandlungsgeschick,
• Entscheidungs- und Durchsetzungsfähigkeit,
• Eigeninitiative und Selbständigkeit,
• Kreativität und Innovation,
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, verbindlich mit Menschen umgehen zu können (soziale Kompetenz).

Organisatoren müssen auf ihre Aufgabe als Berater und Problemlöser in Bezug auf organisatorische Fragestellungen umfassend und qualifiziert vorbereitet werden. Denn, die Organisation einer Verwaltung ist so gut, wie es ihre "Architekten" sind. Dazu benötigen sie entsprechendes Know-how.

Fachliches Anforderungsprofil für Organisatoren; benötigt werden Kenntnisse/Erfahrungen:

• in Organisationslehre und –methodik (einschl. Erhebungs-, Dokumentations-, Kreativitätstechniken und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen),
• in Betriebswirtschaftslehre, zu Grundlagen und Möglichkeiten der Informationstechnik, hinsichtlich einsetzbarer Sachmittel,
• in Berechnungsverfahren,
• in Managementmethoden und
• in einzelnen Rechtsgebieten.

Die Organisatoren-Grundausbildung legt hierzu die erforderliche Wissensbasis. Um aber auch dauerhaft erfolgreiche Organisationsarbeit sicher zu stellen, darf auch die Bedeutung der kontinuierlichen Weiterbildung nicht unterschätzt werden. Die ständige Auseinandersetzung mit neuen Organisationstheorien und Methoden erhält die Flexibilität und den offenen Blick für neue Lösungen. Dies schließt auch die Weiterbildung in Managementmethoden und den Komponenten des Neuen Steuerungsmodells mit ein.

Das enge Zusammenspiel zwischen Organisation und Informationstechnik setzt voraus, dass sichergestellt werden muss, dass das Wissen der Organisatoren mit der Entwicklung der Informationstechnik "Schritt hält". Organisatoren müssen dabei nicht IT-Spezialisten werden, aber sie müssen wissen, welche Möglichkeiten die Informationstechnik bietet, um Prozesse effizienter und wirtschaftlicher gestalten zu können.

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