2.1.1.2 Projektorganisation
Artikel Vorgehensmodell
Neben der Zielformulierung ist es wichtig, die Einordnung der Organisationsuntersuchung in die zu untersuchende Institution vorzunehmen. Es sollte darauf geachtet werden, dass der Auftraggeber entscheidungsbefugt ist, wenn es um Belange der Untersuchung geht. Wird der Auftrag von einer Stelle außerhalb der zu untersuchenden Organisation erteilt (beispielsweise Fachaufsicht), wird in der zu untersuchenden Behörde ein Förderer benötigt, deren Aufgabe es ist, die notwendige ideelle und finanzielle Unterstützung und Förderung des Projektes sicher zu stellen. Bei eventuell auftretenden Problemen während des Projektverlaufs ist der Rückhalt durch die Behördenleitung essentiell.
Eine bewährte Organisationsform eines Untersuchungsprojektes ist die Projekt-Matrix-Organisation. Dabei wird der Projektleitung (Matrixinstanz) die Durchführung der Organisationsuntersuchung übertragen. Darüber hinaus erhält sie für die Dauer des Projektes die projektbezogene, fachliche Weisungsbefugnis für die beteiligten Linienstellen.
Grafik: Modell einer Projekt-Matrix-Organisation (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)
Quelle: in Anlehnung an BMI (2012), Praxisleitfaden – Projektmanagement für die öffentliche Verwaltung, S.30.
Modell einer Projekt-Matrix-Organisation
Wird diese Organisationsform gewählt, ist dringend darauf zu achten, dass neben Kompetenzen und Verantwortungen zwischen den möglicherweise konkurrierenden Instanzen auch Prioritäten, Eskalationsstufen und Zeitanteile von Beschäftigten für die Projektarbeit eindeutig definiert sind. In der Praxis entstehen aus ungeklärten Auftrags- und Weisungsverhältnissen, aber auch aus mangelhaft festgelegter und dokumentierter Freistellung von Beschäftigten aus der Linie für die Projektarbeit immer wieder Schwierigkeiten, die bis zum Abbruch eines Projektes führen können. Üblicherweise gestaltet sich die Rollenverteilung im Projekt [1] wie folgt:
2.1.1.2.1 Auftraggeber
Der Auftraggeber löst das Projekt offiziell durch den Projektauftrag aus. Er übernimmt im Regelfall auch die Leitung des Lenkungsausschusses.
2.1.1.2.2 Lenkungsausschuss
Der Lenkungsausschuss stellt die Entscheidungsinstanz für die Organisationsuntersuchung dar. Er entscheidet über alle Fach- und Planungsfragen, die außerhalb der Kompetenzen der Projektleitung liegen. In kleineren, wenig komplexen Projekten ist die Einrichtung eines Lenkungsausschusses nicht notwendig. Dort übernimmt der Auftraggeber dessen Aufgaben.
Neben dem Auftraggeber ist der Lenkungsausschuss mit fachkundigen Vertretern der Führungsebene des Untersuchungsbereichs und gegebenenfalls Mitgliedern der Interessenvertretungen besetzt.
2.1.1.2.3 Projektleitung
Die Projektleitung wird vom Auftraggeber auf Grundlage der fachlichen und sozialen Kompetenz ausgewählt, diese ist essentiell für den Erfolg eines Projektes. Die Projektleitung ergreift alle notwendigen Maßnahmen, die zur Erreichung des erfolgreichen Abschlusses eines Projektes notwendig sind.
2.1.1.2.4 Projektteammitglieder
Die operativen Aufgaben in der Organisationsuntersuchung werden durch die Projektteammitglieder wahrgenommen. Interne Projektteammitglieder müssen entsprechend ihrer Aufgaben im Projekt von ihrer Linientätigkeit freigestellt werden. Ist eine komplette Freistellung nicht möglich, muss die Projektleitung mit der disziplinarisch vorgesetzten Führungskraft die anteilige Verfügbarkeit klären, diese möglichst schriftlich festhalten und Eskalationswege darstellen. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der verschiedenen Rollen können selbstverständlich variiert werden, wenn entsprechender Bedarf besteht. Es ist jedoch unbedingt darauf zu achten, dass alle Aufgaben auch tatsächlich wahrgenommen werden.
Fußnoten
[1] Detaillierte Ausführungen: Vgl. BMI (2012), Abschnitt 8.1, S.51f.
