Die Aufwandsschätzung findet auf Grundlage des Projektstrukturplans statt. Der Aufwand wird in Personentagen oder -stunden ausgedrückt. Bei der Aufwandsschätzung ist es üblich und sinnvoll, dass Projektleitung und entsprechende Teammitglieder den Aufwand für die einzelnen Arbeitspakete gemeinsam schätzen. Fehlen den Beteiligten Erfahrungen hierzu, sollte ein Experte zu Rate gezogen werden (so genannte Expertenschätzung).

Bei der Schätzung sollten diverse Aspekte beachtet werden, um die häufig auftretenden Fehler beim Schätzen zu vermeiden. Nähere Informationen dazu stellt der Praxisleitfaden - Projektmanagement für die öffentliche Verwaltung des Bundesministeriums des Innern (2008) zur Verfügung.

Aus den Schätzwerten der einzelnen Arbeitspakte kann der Aufwand abgeleitet werden, der für die gesamte Organisationsuntersuchung anfallen wird (so genannte "Bottom-up"-Schätzung). Hinzu kommen noch der geschätzte Aufwand für Querschnittsaufgaben (Projektmanagement, Qualitätssicherung, Besprechungen, Dokumentation etc.) und ein Puffer für unvorhersehbaren Aufwand (circa 10% des ermittelten Aufwands für die Hauptaufgabe).

Vom geschätzten Gesamtaufwand können wiederum:

• in Abhängigkeit zu den geplanten personellen Ressourcen, die Dauer der Untersuchung abgeleitet werden oder
• in Abhängigkeit zum vorgegebenen Endtermin die Ressourcen geplant werden.

In der Praxis ist häufig sowohl der Endtermin für die Organisationsuntersuchung festgelegt, als auch die Zahl der zur Verfügung stehenden Beschäftigten begrenzt. Sollte nach der Aufwandsschätzung erkennbar sein, dass der Termin mit den vorgegebenen Ressourcen nicht einzuhalten ist, muss dies dem Auftraggeber mitgeteilt werden, da das Projekt unter den gegebenen Bedingungen des Projektauftrages nicht erfolgreich durchführbar sein wird. In diesem Fall müssen die Untersuchungsziele oder der Untersuchungsbereich entsprechend korrigiert werden.

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