Die systematische und einheitliche Dokumentation projektrelevanter Überlegungen, Ereignisse und Ergebnisse ist Voraussetzung für die Planung, Steuerung, Durchführung und Evaluierung der Organisationsuntersuchung sowie für die Weiterverwendung der Ergebnisse, beispielsweise für die Einführung von Dokumenten-Management- bzw. Workflow-Management-Systemen oder die Fortschreibung des Personalbedarfs. Sie ist unerlässlich für die Nachvollziehbarkeit der getroffenen Entscheidungen, des Projektvorgehens sowie im Fall von möglichem Personalzuwachs oder -wechsel innerhalb des Projektes.

Zur zielgerichteten und systematischen Dokumentation von Projekten sollte periodisch überprüft werden, ob die erstellten Dokumente bei der Planung, Steuerung und für die Umsetzung und Evaluierung der Ergebnisse tatsächlich nützlich sind oder angepasst werden müssen.

Dokumente sollten:

• lesbar und verständlich sein,
• eine klare Gliederung aufweisen,
• leicht identifizierbar sein (Angaben zu Inhalt, Zweck, Verfasser),
• datiert sein (inklusive Revisionsdaten),
• dem jeweiligen Nutzerkreis leicht zugänglich sein.

Durch den Einsatz von IT entfällt inzwischen die Auswahl wesentlicher Daten zu Gunsten einer kompletten Archivierung aller Dokumente (inklusive Korrespondenz) auf geeigneten Massenspeichern. Ohne die entsprechende Strukturierung und Priorisierung ist ein solcher "Datenfriedhof" jedoch häufig nutzlos.

Es ist daher sinnvoll, ein einheitliches Dokumentationssystem für alle Beteiligten einzuführen, das sich an den Phasen der Organisationsuntersuchung ausrichten kann. Am besten eignet sich dafür eine elektronische Dokumentenverwaltung auf einem zentralen Server im Intranet oder im Internet.

Vorteile sind:

• Die Dokumente sind für das Team von überall her zugänglich.
• Die Dokumente können bei Bedarf jederzeit ausgedruckt werden.
• Die Suchfunktionen erleichtern das Auffinden bestimmter Dokumente und Inhalte.
• Regelmäßige Sicherungen erhöhen die Verfügbarkeit und die Sicherheit.

Die systematische Dokumentation von Informationen und Ergebnissen wird in Organisationsuntersuchungen häufig vernachlässigt.
Gründe dafür können sein, dass:

• der Aufwand zu hoch erscheint,
• viele Dokumente scheinbar unbrauchbar oder ohne erkennbare Funktion sind,
• andere Aufgaben im Projekt wichtiger oder dringender erscheinen,
• nicht klar ist, welches System sich für die Dokumentenverwaltung eignet,
• viel Disziplin notwendig ist, um ein Dokumentationssystem zu pflegen.

Einheitliche Vorlagen für die verschiedenen Typen von Dokumenten erleichtern dem Projektteam und den Adressaten die Übersicht. Wenn von Anfang an klare Regeln über die Dokumentenverwaltung einführt werden, kann ein großes Maß an Aufwand für die Suche von Informationen gespart werden. Die Berichterstattung sowie die Kommunikation nach innen und außen werden erleichtert.

Konkrete Aktionen zur Einrichtung eines leistungsfähigen Dokumentensystems können sein:

• Bestimmung der Art der Protokolle (Gesprächs-, Sitzungs-, Beschlussprotokolle) und einheitliche Darstellung der Dokumente mittels Seitenlayout- und Druckformatvorlagen sowie Kennzeichnung (Datum der letzten Änderung, Autor/-in, Versionsnummer etc.),
• Festlegung von Regeln für das Kennzeichnen, Sammeln, Aktualisieren, Archivieren und Vernichten projektrelevanter Dokumente.

Die Dokumentation einer Organisationsuntersuchung sollte mindestens die folgenden Dokumente enthalten ^[1]:

• Projektauftrag und Projektziel
• Zusammenfassung (Gesamtschau des Projekts, Feststellungen/Empfehlungen)

• Feststellungen:

  • erzielte Ergebnisse und erreichter Ist-Zustand mit Abgleich zum ursprünglich vereinbarten Projektziel und Projektauftrag (Vergleich der geplanten Projektziele mit der tatsächlich erreichten Zielrealisierung sowie Soll/Ist-Vergleich der Zeit-, Kosten- und Personalaufwände), Wirkungskontrolle, Nachschau zur Projektwirtschaftlichkeit (Erfolgskontrolle), ggf. Darstellung evtl. Störungen und Mängel.

• Bewertung:

  • ggf. Beurteilung externer Beraterleistung, ggf. Vorschlag zu fachlichen, organisatorischen, personellen und haushalterischen Maßnahmen zur Umsetzung der Projektergebnisse sowie zum weiterem Vorgehen, offene Fragen - ergänzender Untersuchungsbedarf,
• Empfehlungen ggf. Anregungen

Je nach inhaltlichem Schwerpunkt der Organisationsuntersuchung sind weitere spezifische Dokumentationsaspekte zu beachten, die im jeweiligen Kapitel (Geschäftsprozessoptimierung, Personalbedarfsermittlung) beschrieben werden.

Fußnote

[1] Vgl.: BMI (2012), Abschnitt 7.1, S.46f.

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