Die öffentliche Hand befindet sich in einem Spannungsfeld zwischen finanziellem Konsolidierungsdruck, damit einhergehenden knappen Ressourcen (Personal, Finanzmittel) und gleichzeitig den Forderungen der Gesellschaft nach einem bestimmten Leistungsangebot: Da die Gesellschaft mit der Bereitstellung von öffentlichen Leistungen rechnet und zudem die Bürger und Bürgerinnen nicht enttäuscht werden sollen, wird das öffentliche Leistungsangebot selten in Frage gestellt. Darüber hinaus wird manchen Fällen ein Leistungsangebot bereitgestellt, für das aufgrund geänderter gesellschaftlicher Rahmenbedingungen kein aktuelles Bedürfnis (mehr) vorliegt. Um Spielräume für die Übernahme künftiger Aufgaben zu schaffen, ist es bei gleichbleibenden oder sogar abnehmenden Anzahl an Ressourcen notwendig, den bestehenden Aufgabenbestand kritisch zu hinterfragen. Hierfür bietet in gewissen Grenzen die Aufgabenkritik ^[1] eine Hilfestellung. Ansatzpunkt der Aufgabenkritik ist der bestehende Aufgabenkatalog. Im Zentrum steht die Fragestellung, ob dieser grundsätzlich und im bisherigen Umfang erbracht werden muss und ob es hinsichtlich der Wahrnehmung der notwendigen Aufgaben Optimierungspotential gibt.

Um eine Aufgabenkritik erfolgreich durchführen zu können, ist es zwingend notwendig, die strategische Ausrichtung des Untersuchungsbereiches zu kennen. Es muss bekannt sein, welche Aufgaben erbracht werden und welche Aufgaben zur Erreichung welcher Ziele erbracht werden müssen. Nur dann ist eine kritische Überprüfung der bestehenden Aufgaben möglich. Es kann zu jeder Aufgabe eine Aussage getroffen werden, inwieweit sie zur Zielerreichung einen Beitrag leistet oder ggf. entfallen kann. Damit kann die Aufgabenkritik für die Leitungsebene Hinweise liefern, ob ggf. (Teil-) Aufgaben geändert werden und/oder neue (Teil-) Aufgaben in den Aufgabenkatalog aufgenommen werden müssen, um das Ziel zu erreichen (zielorientiertes Verwaltungshandeln).

Bei einer Aufgabenkritik steht grundsätzlich der gesamte Aufgabenkatalog im Fokus. Es werden grundsätzlich sämtliche Aufgaben kritisch betrachtet. Auch wenn eine Aufgabenkritik mit hohem Aufwand verbunden ist, sollte die Aufgabenkritik eine Daueraufgabe der öffentlichen Hand sein: Für eine sinnvolle Ressourcennutzung sollte stets im Blick behalten werden, inwieweit der bestehende Aufgabenkatalog tatsächlich noch aktuell ist. Sofern der Aufgabenkatalog im Zuge einer Aufgabenkritik bereits erstellt und bewertet wurde, kann dieser als Ausgangsbasis für die Durchführung einer permanenten Aufgabenkritik dienen.

Aufgrund der pauschalen Stelleneinsparungen seit 1993 waren die Bundesbehörden gezwungen, erhebliche Anteile ihres Personals einzusparen. Dabei nutzen sie vielfach die so genannte ‚Rasenmähermethode‘. Hierbei werden Einsparvorgaben auf alle Aufgaben und Bereiche gleichermaßen undifferenziert verteilt. Zwar konnten auch so die geforderten Einsparungen umgesetzt werden. Es fehlte aber die kritische Auseinandersetzung mit den Arbeitsinhalten bzw. den Aufgaben der Behörde. So konnten nicht notwendige Aufgaben weitergeführt werden, während für notwendige Aufgaben Personal teilweise fehlte. Eine solche Vorgehensweise ist abzulehnen. Eine Aufgabenkritik, als qualitative Betrachtung, führt grundsätzlich zu besseren Ergebnissen.
Der Umfang einer Aufgabenkritik kann variieren. Sie kann auf einzelne Aufgaben ausgewählter organisatorischer Bereiche, auf Aufgabenblöcke, auf die gesamte Behörde oder ein Ressorts erstrecken und ist auch ressortübergreifend möglich.

Fußnote

[1] Die Aufgabenkritik wurde zuerst von der KGSt für die Anwendung im öffentlichen Sektor vorgeschlagen, die sich bereits in den 70er Jahren mit dem Anwachsen öffentlicher Aufgaben beschäftigte, vgl. KGSt (1974).