Mithilfe der Aufgabenkritik kann mögliches Optimierungspotential bei der Ressourcenverteilung aufgezeigt werden, indem der Aufgabenkatalog im Hinblick auf folgende vier zentrale Fragen kritisch betrachtet wird:

1. Ist es notwendig, eine (Teil-) Aufgabe künftig weiterhin zu erbringen?
2. Ist das bisherige Leistungsangebot bzw. die Leistungsbreite einer (Teil-) Aufgabe weiterhin notwendig, um das mit ihr verbundene Ziel zu erreichen?
3. Ist die (Teil-) Aufgabe zwingend von der betrachteten Organisationseinheit (Untersuchungsbereich) zu erbringen oder kann dies wirtschaftlicher an anderer Stelle (z.B. extern, Privatwirtschaft) geschehen?
4. Welches Optimierungspotential ergibt sich hinsichtlich der Ausgestaltung der Geschäftsprozesse bei den weiterhin im Untersuchungsbereich verbleibenden (Teil-) Aufgaben?

In der Regel werden diese vier Fragen, die bei einer Aufgabenkritik gestellt werden, einer Zweck- und einer Vollzugskritik zugeordnet.

Die Zweckkritik stellt die Frage nach der Erledigung der richtigen Aufgaben – ist es notwendig, bestimmte (Teil-) Aufgaben wahrzunehmen?

Hieraus ergeben sich weitere Fragen:

• Erfüllen die (Teil-) Aufgaben das mit ihnen verbundene Ziel?
• Ist der aufgewendete personelle und finanzielle Ressourcenbedarf angemessen, um das mit der (Teil-) Aufgabe verfolgte Ziel zu erreichen?

Die Zweckkritik setzt am Aufgabenkatalog an und klärt, welche Aufgaben auch weiterhin wahrgenommen werden und welche Leistungsbreite für die beizubehaltenden Aufgaben benötigt wird.

Der mithilfe der Zweckkritik bereinigte Aufgabenkatalog ist Grundlage für die Durchführung einer Vollzugskritik.

Die Vollzugskritik untersucht, ob Aufgaben, deren Notwendigkeit nicht angezweifelt wird, kostengünstiger, schneller und qualitativ besser wahrgenommen werden können.

Die Vollzugskritik versucht folglich zu klären, ob die wahrgenommenen Aufgaben richtig erledigt werden. Diese Frage zielt damit nicht nur auf die Optimierung von Geschäftsprozessen (Frage 4) sondern ermittelt auch wer für die Erbringung dieser (Teil-) Aufgabe grundsätzlich geeignet ist (z.B. unter Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten). Aus diesem Grund wird die Frage des ‚wer’ (Frage 3) im Folgenden unter dem Ansatz der Vollzugskritik eingeordnet. ^[1] In Rahmen der Vollzugskritik wird damit geklärt, ob die betrachtete (Teil-) Aufgabe zwangsläufig im Untersuchungsbereich weiterhin erbracht werden muss (Frage nach der Leistungstiefe).

Bei der Frage nach der Leistungstiefe geht es nicht darum wie intensiv eine Aufgabe wahrgenommen wird, es wird vielmehr danach gefragt, welchen Teil einer Aufgabe der öffentliche Sektor selbst erstellt, und in welchem Umfang Leistungen eingekauft werden. Damit ist die Frage berührt, ‚wer‘ neben dem öffentliche Sektor noch an der öffentlichen Wertschöpfung beteiligt ist, um die Gesamtleistung dem Endkunden (=Gesellschaft) anzubieten. Eine Verringerung der Leistungstiefe bedeutet demnach, dass bestimmte (Teil-) Aufgaben nicht mehr durch die öffentliche Hand selbst durchgeführt werden, sondern z.B. private Anbieter hierfür in Frage kommen.^[2]

Grundsätzlich ist bei der Durchführung einer Aufgabenkritik zu beachten, dass nur für tatsächlich notwendige (Teil-) Aufgaben eine detaillierte Untersuchung im Hinblick auf Optimierungsmöglichkeiten bei der Aufgabenerledigung sinnvoll ist. Auch eine (organisatorische) Neuausrichtung einer Behörde oder eine Personalbedarfsermittlung bedingt die Kenntnis der wahrzunehmenden Aufgaben. Das bedeutet, dass die Zweckkritik stets der Vollzugskritik vorausgeht. Abbildung 6 verdeutlicht anhand dieser vier zentralen Fragen schematisch den Ablauf einer Aufgabenkritik:

Grafik: Ablauf einer Aufgabenkritik (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

Ablauf einer Aufgabenkritik

Manche Ansätze sprechen hier statt von der Zweck- und der Vollzugskritik von der Aufgabenkritik im engeren oder im weiteren Sinn oder sie setzen die Zweckkritik mit der Fragestellung bzgl. der Effektivität und die Vollzugskritik mit der Frage nach der Effizienz der Aufgabenerfüllung gleich. Andere Ansätze beantworten die Frage des ‚wer’ für die Erfüllung der (Teil-) Aufgabe am geeignetsten ist, bereits im Rahmen der Zweckkritik.
Unabhängig davon, welcher dieser Ansätze verfolgt wird – sind die Zielsetzung und das Ergebnis in allen Fällen identisch: die sinnvolle Verwendung der vorhandenen Ressourcen. Abbildung 7 verdeutlicht die Einordung der Zweck- und der Vollzugskritik im Zuge der Erfüllung der öffentlichen Aufgabe.

Grafik: Ansatzpunkte der Aufgabenkritik: Zusammenspiel Zweck- und Vollzugskritik (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

Ansatzpunke der Aufgabenkritik: Zusammenspiel Zweck- und Vollzugskritik

Neben der Aufgabenkritik schlägt die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) vor, eine Produktkritik anzuwenden. Statt Aufgaben werden hier Produkt(-gruppen) analysiert.^[3] Produktkritik ersetzt jedoch keine Aufgabenkritik.

Fußnote

[1] Bisweilen wird dies auch als Teil der Zweckkritik aufgefasst.
[2] Vgl. bspw. Naschold et al (2000), S.13; Fiedler (2001), S.105ff.
[3] Vgl. KGSt (2005), Produkte auf dem Prüfstand.

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