6.1.1 Dokumentenanalyse
Artikel Methoden und Techniken
Für die Dokumentenanalyse werden Informationen und Daten zum Untersuchungsbereich, die in Schriftform oder elektronisch vorliegen, gesammelt und ausgewertet. Mit ihr wird der vorgegebene organisatorische Sollzustand erhoben. Welche Informationen benötigt werden, ist abhängig vom jeweiligen Untersuchungsziel. Die Dokumentenanalyse erfolgt in der Regel ohne Einbindung der Beschäftigten des Untersuchungsbereichs. Dauer und Aufwand sind abhängig vom Umfang der auszuwertenden Unterlagen sowie der erforderlichen Eindringtiefe. Die gewonnenen Anhaltspunkte werden mit anderen Erhebungstechniken überprüft und vertieft.
6.1.1.1 Einsatzbereiche
Die Dokumentenanalyse ist unentbehrlich bei der Durchführung aller Formen von Organisationsuntersuchungen (Aufgabenkritik, Geschäftsprozessoptimierung, Personalbedarfsermittlung). Sie ist in der Regel der Einstieg in die Voruntersuchung beziehungsweise die Hauptuntersuchung. Das Untersuchungsteam erhält schnell einen Einblick in die Aufgaben, Prozesse, Schnittstellen und Rahmenbedingungen der Aufgabenerledigung im Untersuchungsbereich. Darüber hinaus bietet die Dokumentenanalyse wichtige Anhaltspunkte zur Vorbereitung, Ergänzung oder Vertiefung von weiteren Erhebungen im Rahmen der Organisationsuntersuchung.
6.1.1.2 Verfahrensbeschreibung
Im Vorfeld erfragt bzw. benennt das Untersuchungsteam die relevanten Unterlagen.
Für die Dokumentenanalyse werden in der Regel alle in Schriftform vorhandenen oder elektronisch gespeicherten Informationen (zum Beispiel im Internet, Intranet, elektronischen Dokumentenverwaltungssystem) herangezogen. Dies sind zum Beispiel:
- Rechtsvorschriften, die im Untersuchungsbereich angewendet werden müssen: Gesetze, Rechtsverordnungen, Richtlinien, Grundsatzerlasse etc.
Organisationsdokumente:
- Organigramm,
- Geschäftsverteilungsplan,
- Geschäftsordnung,Haushaltsplan/Wirtschaftsplan,
- Personal-/Stellenplan,
- Dienstanweisungen,
- Arbeitsplatzbeschreibungen / Stellenbeschreibungen (Muster siehe Praxisbeispiele),
- Aufgabengliederungen,
- Ablaufdarstellungen,
- Dienstvereinbarungen (Arbeitszeit etc.),
- Aktenplan,
- Muster-Akten (auch elektronische),
Sonstiges:
- ggf. Fachliteratur,
- Statistiken/Jahres-/Tätigkeitsbericht,
- Ergebnisse vorangegangener Organisationsuntersuchungen,
- Daten aus der Kosten-Leistungsrechnung (soweit vorhanden und aussagekräftig),
- Berichte und Prüfungsmitteilungen des Bundesrechnungshofs,
- ggf. Informationen zur durchschnittlichen Zahl der Beschäftigten-Ausfalltage (Krankheit, Kur, Dienstbefreiungen, Sonderurlaub).
Die zur Verfügung gestellten Dokumente werden ausgewertet, auf Widersprüche hin überprüft und für alle Mitglieder des Untersuchungsteams verfügbar abgelegt. Zentrale Aussagen werden ggf. gesondert dokumentiert. Widersprüche, Unklarheiten etc. werden entweder im Vorfeld mit dem Auftraggeber oder im Rahmen der Interviews mit dem Untersuchungsbereich aufgeklärt.
6.1.1.3 Bewertung
Vorteile:
- Die Dokumentenanalyse liefert schnell viele Informationen zum Untersuchungsbereich.
- Die Dokumentenanalyse kann häufig ohne Einbindung und "Störung" des Untersuchungsbereichs erfolgen.
- Der Aufwand für die Vor-Ort-Erhebung wird durch eine vorgeschaltete Dokumentenanalyse gering gehalten.
- Die vorgefundenen Fakten erleichtern die weiteren Erhebungen und ermöglichen gezielte Fragen.
Nachteile:
- Die Dokumente sind oftmals veraltet und geben nicht den aktuellen Sachstand/Zustand wieder.
6.1.1.4 Hinweise und Tipps aus der Praxis
Wichtig für den Informationsgehalt der Dokumente ist deren Aktualität. Diese ist für alle Dokumente abzuklären. Ebenso sollte erfragt werden, ob der Inhalt der Dokumente ein gewünschtes Soll oder das tatsächliche Ist wiedergibt.
