(Funktionsverteilungsplan)

Das Prinzip einer Funktionsanalyse und des daraus resultierenden Funktionsverteilungsplans (Muster siehe Praxisbeispiele) in Form einer Matrix ist die Dokumentation der Funktionen, die zur Erledigung von Aufgaben ausgeführt werden müssen. Unter Funktionen werden dabei einzelne Tätigkeiten oder Verrichtungen verstanden, die von verschiedenen Stellen oder Organisationseinheiten wahrgenommen werden:

• Leiten (Anordnungen und Entscheidungen treffen, Verantwortung tragen). Die Funktion "Leiten" lässt sich noch weiter unterteilen in zum Beispiel Planen und Entscheiden,
• Ausführen (Tätigkeiten der unmittelbaren Aufgabenerfüllung),
• Kontrollieren (Überwachen, Prüfen) und
• Informieren (Ratschläge erteilen, Kenntnisnahme).

Diese Aufteilung lässt sich noch weiter verfeinern oder auch ergänzen.

6.2.2.1 Einsatzbereiche

Die Funktionsanalyse liefert strukturierte und übersichtlich aufbereitete Informationen zur Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen. Sie ist geeignet für die aufbauorganisatorische Betrachtung eines Untersuchungsbereichs und kann sowohl zur Darstellung des Ist-Zustandes als auch der Soll-Konzeption verwendet werden.

6.2.2.2 Verfahrensbeschreibung

1. Aufgaben und Funktionsträger erfassen

Zur Funktionsanalyse und Erstellung des Funktionsverteilungsplans sind detaillierte Daten notwendig, die mittels Dokumentenanalyse (Arbeitsplatz-/Stellenbeschreibung, Aufgabengliederung, Organigramm), Interview oder Workshop erhoben werden können. Die Aufgaben, Teilaufgaben und Unteraufgaben (Tätigkeiten) werden zunächst nach ihren Ordnungszahlen in der Aufgabengliederung sortiert und in den Funktionsverteilungsplan übertragen. Anschließend werden die Funktionsträger ermittelt und hierarchisch geordnet in den Funktionsverteilungsplan eingetragen.

Beispiel Funktionsverteilungsplan:

Tabelle mit einem Beispiel eines Funktionsverteilungsplans (verkürzt) (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Tabellen-Beispiel eines Funktionsverteilungsplans (verkürzt)

2. Funktionssymbole eintragen

Nachdem die Aufgaben und die bei der Erledigung beteiligten Stellen erfasst wurden, sind deren Funktionen in Form von Symbolen oder Kürzeln in die Matrix einzutragen. Die Symbole sind dabei frei wählbar, zum Beispiel:

• Leiten – L,
• Ausführen – A,
• Kontrollieren – K,
• Informieren – I.

Eine Untergliederung der Symbole zur weiteren Differenzierung ist möglich.

Üblicherweise werden die Funktionssymbole nur für die unterste Gliederungsebene (Unteraufgaben) vergeben, die Funktion einer Stelle für die entsprechende Teilaufgabe resultiert daraus.

3. Auswertung

Bei horizontaler, also zeilenweiser Betrachtung des Funktionsverteilungsplans kann abgelesen werden, welche Stellen an der Erledigung einer Teilaufgabe auf welche Weise eingebunden sind. Wird der Funktionsverteilungsplan vertikal, also spaltenweise betrachtet wird deutlich, an welchen Teilaufgaben eine Stelle mit welcher Funktion beteiligt ist. Bei der Analyse der Funktionsverteilung können folgende Fragen zum Aufzeigen von eventuell vorhandenen Schwachstellen und Optimierungspotential genutzt werden:

• Liegen bei Führungskräften außergewöhnlich viele Ausführungsaufgaben vor, die die Wahrnehmung der Führungs- und Leitungsfunktion beeinträchtigen könnten?
• Entsprechen die Funktionen einer Stelle denen, die in der Arbeitsplatz-/Stellenbeschreibung vorgesehen sind?
• Gibt es Aufgaben, bei denen keine Leitungsfunktion oder Kontrollfunktion vorhanden ist?
• Gibt es Aufgaben, bei denen alle Funktionen bei einer einzelnen Stelle liegen? Obliegt sowohl die Ausführung als auch die Kontrolle der Ausführung einer Stelle, könnte das zu Konflikten führen.
• Sind Handlungsspielräume durch die Verteilung der Funktionen für die Erledigung einer Aufgabe auf mehrere Organisationseinheiten eingeschränkt?

6.2.2.3 Bewertung

Vorteile:

• klare und übersichtliche Darstellung der Kompetenzen und Aufgaben,
• Schwachstellen und Lücken bei der Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen werden sichtbar.

Nachteile:

• hoher Aufwand bei Erstellung, deshalb nur bei komplexen Aufgaben sinnvoll,
• teilweise schlechte Verständlichkeit durch die Vielzahl an Informationen.

6.2.2.4 Hinweise und Tipps aus der Praxis

• Bevor festgelegt wird, welche Aufgaben und Stellen analysiert und im Funktionsverteilungsplan dargestellt werden sollen, ist der Verwendungszweck zu hinterfragen.
• Zu große Aufgabenblöcke mindern die Übersichtlichkeit und damit Aussagefähigkeit des Funktionsverteilungsplans.

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