Allgemeines

Entscheidungstabellen dienen der knappen, übersichtlichen und vor allem eindeutigen Darstellung von komplexen Entscheidungssituationen. Unter einer Entscheidung wird dabei die Auswahl einer aus Aktionen bestehenden Handlungsalternative anhand festgelegter Regeln verstanden. Die Begriffe und der Aufbau einer Entscheidungstabelle sind durch die Norm DIN 66241 festgelegt. Sie besteht demnach aus vier Teilen:

• Der Bedingungsteil enthält die Beschreibung der für die Entscheidungssituation relevanten Bedingungen.
• Der Aktionsteil enthält die Beschreibung aller möglichen Aktionen.
• Der Bedingungsanzeigeteil enthält die möglichen Kombinationen von Bedingungen in Form von Symbolen ((j)-Bedingung erfüllt, (n)-Bedingung nicht erfüllt, (–)-Bedingung irrelevant).
• Im Aktionsanzeigeteil sind die möglichen Aktionen in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen durch Symbole markiert ((x)-Aktion ausführen, (–)-Aktion nicht ausführen).

Tabelle mit einem Beispiel der Entscheidungstabelle -1- (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Beispiel Entscheidungstabelle -1-

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6.2.3.1 Einsatzbereiche

Eine Entscheidungstabelle dient der Darstellung und Dokumentation von Entscheidungsregeln und kann somit als verbindliche Arbeitsanweisung für Abläufe mit mehreren Varianten genutzt werden.

Des Weiteren kann sie als Grundlage zur Erstellung von IT-Fachanwendungen dienen.

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6.2.3.2 Verfahrensbeschreibung

1. Bedingungen und Aktionen ermitteln

Bedingungen und Aktionen für die Entscheidungstabelle können aus bereits existierenden Dokumenten entnommen werden. Die geeignete Erhebungstechnik ist in diesem Fall die Dokumentenanalyse. Quellen können unter anderem vorhandene Prozessmodelle oder Aufgabengliederungen sein. Sind die Informationen nicht vorhanden, müssen sie mittels Interview erhoben werden.

2. Ordnung der Bedingungen und Aktionen

Um die Übersichtlichkeit der Tabelle zu erhöhen und damit die spätere Nutzung zu erleichtern, sollten die Bedingungen und Aktionen sinnvoll geordnet werden. Die Anordnung der Bedingungen ergibt sich häufig aus der Reihenfolge, in der sie geprüft werden. Ebenso ergibt sich die Reihenfolge der Aktionen aus dem Arbeitsablauf. Ist keine bestimmte Reihenfolge notwendig, sollten die Aktionen nach anderen Ordnungskriterien geordnet werden, beispielsweise nach eingesetztem Arbeitsmittel.

3. Entscheidungsregeln ermitteln

In diesem Schritt werden zunächst die Ausprägungen der Bedingungen eingetragen. Es sollten grundsätzlich alle möglichen Kombinationen von Bedingungen erfasst werden. Diese Vorgehensweise stellt die Vollständigkeit der Entscheidungstabelle sicher. Die Anzahl möglicher Kombinationen ergibt sich aus der Anzahl der Bedingungen und der Anzahl der Zustände, die jede Bedingung einnehmen kann.

Beispiel: Für die Erstellung einer Entscheidungstabelle werden drei relevante Bedingungen ermittelt, die zwei verschiedene Ausprägungen (ja/nein) annehmen können. Daraus ergibt sich eine mögliche Kombinationenzahl von 2* 2* 2 = 2³ = 8.

Im Anschluss werden für jede Kombinationsmöglichkeit die resultierenden Aktionen als Symbol in den Aktionsanzeigeteil eingetragen.

Beispiel (Fortsetzung): Entscheidungstabelle für die Aufgabe "Antrag prüfen"

Tabelle mit einem Beispiel der Entscheidungstabelle -2- (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Beispiel Entscheidungstabelle -2-

In der Tabelle ist eindeutig dargestellt, unter welchen Bedingungen welche Aktionen auszuführen sind. Beispielsweise besagt Regel 5, dass bei einem unvollständigen, aber rechnerisch richtigen Antrag, bei dem eine telefonische Klärung der offenen Punkte möglich ist, folgende Aktionen auszuführen sind: die offenen Fragen sind telefonisch zu klären, der Antrag ist entsprechend zu ergänzen und danach zu unterschreiben und weiterzuleiten.

4. Tabelle überprüfen

4a. Konsolidierung

Zunächst sollte überprüft werden, ob die Anzahl der Regeln verkleinert werden kann, indem Regeln, die zu den gleichen Aktionen führen, entfernt werden. Anstelle des Bedingungsanzeigers tritt dann ein Irrelevanzzeichen (–), welches anzeigt, dass für die Ausführung einer Aktion eine Bedingung nicht geprüft werden muss.

Beispiel (Fortsetzung): Die oben dargestellte Tabelle kann in der Weise vereinfacht werden, dass die Regeln 1 und 3, die Regeln 2 und 4 und die Regeln 7 und 8 jeweils zusammen gefasst werden können, da sie gleiche Aktionen beinhalten. Die Entscheidungstabelle enthält im Anschluss folgende fünf Regeln:

Tabelle mit einem Beispiel der Entscheidungstabelle –3– (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Beispiel Entscheidungstabelle –3–

Die Irrelevanzanzeiger im Bedingungsteil bedeuten, dass es vollkommen egal ist, ob bei einer bestimmten Konstellation der anderen Bedingungen, diese Bedingung erfüllt ist oder nicht. Beispielsweise ist die telefonische Klärungsfähigkeit nicht relevant für die Aktionen, wenn der Antrag vollständig ist.

4b. Widerspruchsfreiheit

Durch die Prüfung auf Widerspruchsfreiheit wird geklärt, ob Regeln mit gleichen Bedingungen zu unterschiedlichen Aktionen führen, also ob die Zusammenfassung der Regel korrekt erfolgt ist.

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6.2.3.3 Bewertung

Vorteile:

• Entscheidungstabellen sind durch die standardisierte und kompakte Darstellung sehr übersichtlich, auch bei komplexen Entscheidungssituationen
• Fehler, Inkonsistenzen und Redundanzen sind schnell auffindbar.

Nachteile:

• Enthält ein Ablauf Rücksprünge, können Entscheidungstabellen unübersichtlich werden.

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