Ziel der ABC-Analyse ist die Bildung einer Rangfolge der betrachteten Objekte, anhand derer die Priorisierung vorgenommen und entsprechende Handlungsstrategien abgeleitet werden können. Mit Hilfe der ABC-Analyse ist es also möglich, Wesentliches vom Unwesentlichen zu trennen, Schwerpunkte zu setzen und unwirtschaftliche Anstrengungen zu vermeiden.

Die Klassifizierung der betrachteten Objekte erfolgt mittels bestimmter Kriterien (beispielsweise Kapazitätsbindung bestimmter Aufgaben) in die folgenden Kategorien:

• A = sehr wichtig oder dringlich,
• B = wichtig oder dringlich,
• C = weniger wichtig oder dringlich.

Für die Organisationsuntersuchung ist die Bildung einer Rangfolge besonders dann wichtig, wenn bestimmt werden muss, welche Aufgaben oder Prozesse eine besondere Bedeutung aufweisen und daher vorrangig einer detaillierten Analyse unterzogen werden sollten und welche nicht oder ggf. später detailliert untersucht werden sollten, da sie weniger wichtig sind. Anhand der graphischen Darstellung der Analyseergebnisse in einer Summenkurve wird die Klassifizierung wesentlich erleichtert.

Beispiel: Klassifizierung von Aufgaben anhand des verursachten Aufwands

Aus der Grafik wird ersichtlich, dass 12% der Aufgaben nahezu 75% des Arbeitsaufwands verursachen und dementsprechend viel Personal binden. Sie bilden die Kategorie A und sollten detailliert untersucht werden, da eine Optimierung dieser Aufgaben die größten Einsparpotentiale verspricht. Die Aufgaben der Kategorie B haben einen mengenmäßigen Anteil von etwa 15% und verursachen ca. 20% des gesamten Aufwands. Auch diese Aufgaben können untersucht werden, allerdings weniger detailliert.

Die Aufgaben der Kategorie C sind zwar quantitativ am stärksten vertreten, verursachen aber einen Arbeitsaufwand von weniger als 10%. Da das Optimierungs– und damit Einsparpotential hier am geringsten ist, können diese Aufgaben ggf. vernachlässigt werden, um den Aufwand der Untersuchung wirtschaftlich zu gestalten.

Grafik: Darstellung der quantitativen Kategorisierung in Form einer Summenkurve (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Darstellung der quantitativen Kategorisierung in Form einer Summenkurve

6.3.1.1 Einsatzbereiche

Die ABC-Analyse ist eine vielfältig einsetzbare Methode, wenn quantitativ erfassbare Sachverhalte (beispielsweise Aufgaben oder Prozesse) klassifiziert oder Prioritäten für deren weitere Untersuchung festgelegt werden sollen. Im Rahmen von Organisationsuntersuchungen wird die ABC-Analyse regelmäßig eingesetzt, um diejenigen Aufgaben zu erkennen, die umfangreiche Kapazitäten bei der Aufgabenerledigung binden. Weitere Einsatzbereiche ergeben sich bei der Vorbereitung von Organisationsprojekten, wenn beispielsweise dessen Ziele priorisiert werden sollen. Die Methode kann allein oder als Gruppenarbeit durchgeführt werden, wobei die Vorteile gruppendynamischer Prozesse auch hier genutzt werden sollten.

6.3.1.2 Verfahrensbeschreibung

1. Erfassen und Sortieren der Daten

Um Aufgaben oder Prozesse mit Hilfe der ABC-Analyse zu kategorisieren, müssen diese zunächst erfasst werden (Aufgabengliederung). Sind alle Aufgaben oder Prozesse ermittelt, werden die dazugehörigen Mengen- und Zeitanteile eruiert. Dies kann über vorhandene Statistiken und gegebenenfalls durch Schätzen der Aufwandanteile durch die Aufgabenträger erfolgen. Da die quantitativen Werte an dieser Stelle nur als Hilfsmittel zur Kategorisierung dienen, müssen sie nur überschlägig und keineswegs genau sein.

2. Analyse des Datenmaterials

Die Aufgaben/Prozesse werden anhand ihrer quantitativen Werte, beginnend mit dem größten Wert geordnet, die Einzelwerte kumuliert und kategorisiert. Dabei könnte die Einordnung in die Kategorien A, B, C beispielsweise nach den folgenden Kriterien erfolgen:

Kategorie	Wertanteile der Aufgabe (beispielsweise Aufwand) in %	Mengenanteil in %
A – wichtig/dringend	60-85	10-20
B – mittelmäßig wichtig/dringend	10-25	20-40
C – nicht wichtig/dringend	5-15	40-60

Kategorisierungskriterien der ABC-Analyse

Beispiel: Kategorisierung von Aufgaben anhand des verursachten Aufwands

Rang	Ordnungs-nummer	Bezeichnung der (Unter-) Aufgabe	Aufwand (%)	kumulierter Aufwand (%)	Kategorie
1.		G	45,98	45,98	A
2.		J	31,15	77,13	A
3.		B	9,15	86,28	B
4.		N	4,92	91,20	B
5.		R	3,30	94,50	B
6.		H	1,52	96,02	C
7.		Q	1,50	97,52	C
8.		A	1,00	98,52	C
9.		K	0,98	99,50	C
10.		C	0,50	100,00	C

Kategorisierung von Aufgaben anhand des verursachten Aufwands

3. Auswertung/Schlussfolgerung

Sind alle Aufgaben in die Kategorien A, B oder C eingeordnet, kann die Entwicklung von Handlungsstrategien erfolgen. Den Objekten der Kategorie A ist dabei die meiste Aufmerksamkeit zu widmen.

Beispiel für die Entwicklung einer Handlungsstrategie bei der Kategorisierung von Prozessen mittels ABC-Analyse:

Kategorie	Mengenanteil in %	Anteil am Aufwand in %	Handlungsstrategie während der Organisationsuntersuchung
A	15	80	detaillierte Analyse der Prozesse
B	30	15	grobe Betrachtung der Prozesse ohne detaillierte Analyse
C	55	5	keine Beachtung

Beispiel für die Ableitung von Handlungsstrategien aus der ABC-Analyse

Durch die Kategorisierung und gezielte Strategiebildung anhand quantitativer Werte ist es möglich, den wesentlichen Untersuchungsgegenstand vom Unwesentlichen zu unterscheiden und somit das Kosten-Nutzen-Verhältnis der Untersuchung zu optimieren.

6.3.1.3 Bewertung

Vorteile:

• Analyse komplexer Probleme mit einem vertretbaren Aufwand durch die Einschränkung auf die wesentlichen Faktoren
• universelle, einfache Anwendbarkeit
• Methodeneinsatz ist vom Untersuchungsgegenstand unabhängig
• Übersichtliche, graphische Darstellung der Ergebnisse möglich

Nachteile:

• sehr grobe Klasseneinteilung durch die ABC-Analyse
• Bereitstellung konsistenter Daten ist Voraussetzung

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