7.8 Kosten-/Leistungsrechnung (KLR)
Artikel Mangement
Die Bundesverwaltung setzt für ihre Buchführung ein kamerales System ein. Bei der Kameralistik handelt es sich um eine input-orientierte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die Auskunft über die Verwendung von Ressourcen gibt, aber wenig über die damit erzielten Ergebnisse aussagt. Bestimmte, für eine Steuerung der Verwaltung relevante Informationen werden durch die Kameralistik nicht geliefert: So werden insbesondere Erträge, Aufwände und der überjährige Ressourcenverbrauch (Einbeziehung der kalkulatorischen Kosten, zum Beispiel Abschreibungen) nicht abgebildet. Die Kameralistik gibt auch keine Auskunft darüber, welche Leistungen die Verwaltung erstellt und welche Kosten diese Leistungen verursachen. Diese fehlende Verknüpfung lässt keine Zuordnung der Verantwortung für die entstehenden Kosten und die damit erzielten Arbeitsergebnisse zu, eigenverantwortliches Handeln wird dadurch nicht ausreichend gefördert.[1] Um diese Informationslücke zu schließen, setzt die öffentliche Verwaltung zunehmend das betriebswirtschaftliche Instrument der Kosten- und Leistungsrechnung als Ergänzung zur Kameralistik ein. So ist in § 7 Absatz 3 der Bundeshaushaltsordnung festgelegt: "In geeigneten Bereichen ist eine Kosten- und Leistungsrechnung einzuführen." Gründe für die Einführung einer KLR:[2]
- Schaffung von Kostentransparenz, Periodengerechte Abbildung des tatsächlichen Ressourcenverbrauchs, Ergebnisorientierung, Steigerung des Kostenbewusstseins, Stärkung der Eigenverantwortung, Vergleichbarkeit zwischen Verwaltungen, Optimierung von Ablauforganisationen, Ergänzende und spezielle Informationen für Führungskräfte, Ermittlung von kostendeckenden Entgelten, Unterstützung von Privatisierungsbemühungen.
Die Kosten- und Leistungsrechung ist ein Teilgebiet des internen Rechnungswesens und ein Instrument des Controlling, in dem Kosten und Leistungen erfasst, verschiedensten Bezugsgrößen zugeordnet und für spezielle Zwecke ausgewertet werden. Im Gegensatz zur Kameralistik stellt die Kosten- und Leistungsrechnung auf die Arbeitsergebnisse, den "Output", der Verwaltung ab. Ihre Aufgabe ist die Erfassung, Verteilung und Zurechnung der Kosten, die bei der Erstellung der Verwaltungsprodukte oder -dienstleistungen anfallen. Dabei werden auch die kalkulatorischen Kosten (Abschreibungen und Zinsen) berücksichtigt. Hierdurch ist es möglich, den gesamten Ressourcenverbrauch periodengerecht zu ermitteln und transparent zu machen. Mit Hilfe der Kosten- und Leistungsrechnung können zum Beispiel Aussagen zu folgende Aspekten getroffen werden:
- Gesamtkosten einzelner Produkte oder Dienstleistungen, Häufigkeiten einzelner Produkte, Beteiligte am Produkterstellungsprozess, Ressourceneinsatz (zum Beispiel Beschäftigte, Sachmittel) für die Produkterstellung, Kosten einzelner Organisationseinheiten, Kostenanteil von Querschnittsbereichen an den Gesamtkosten.
Die Kosten- und Leistungsrechnung unterstützt die Umstellung von der inputorientierten auf eine ergebnisorientierte Steuerung der Verwaltung. Sie soll das Kostenbewusstsein sowohl bei der Verwaltungsleitung als auch bei den Beschäftigten fördern. Mit der KLR wird eine Vielzahl von Daten erhoben. Diese Datenerhebung darf jedoch nicht zum Selbstzweck geraten und zu einem Datenfriedhof anwachsen. Damit dies verhindert wird, sollte die KLR immer mit anderen Managementinstrumenten (zum Beispiel Benchmarking, Zielvereinbarungen) verknüpft werden. So können zum Beispiel auf Basis der KLR-Daten vergleichbare Produkte oder Bereiche gegenübergestellt und Optimierungspotenzial für die Aufgabenerledigung abgeleitet werden. Oftmals wird hierdurch ein interner Wettbewerbsprozess angestoßen. Oder die KLR wird eingesetzt, um die Zielerreichung im Rahmen von Zielvereinbarungen zu überprüfen. Hauptsächlich wird mit ihr aber eine Verbesserung der Qualität und der Verfügbarkeit steuerungsrelevanter Informationen auf Basis der tatsächlichen Arbeitsergebnisse erreicht. Hierfür wird ein Berichtswesen eingerichtet, das die zur Verfügung stehenden Informationen bedarfsgerecht filtert und der Leitung die Informationen, die sie für die Steuerung benötigt, adressatengerecht bereitstellt.
Die Kostenrechnung unterteilt sich in die Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Kostenträgerrechnung und Leistungsrechnung.
Kostenartenrechnung:
Die Kostenartenrechnung zeigt auf, welche Kosten für die Erstellung eines Produktes / einer Dienstleistung angefallen sind. Es werden grob zwei Kostenartenklassen unterschieden:
- Personalkosten sowie Sach- und sonstige Kosten (zum Beispiel Büro- und Verwaltungskosten, Materialkosten).
Diese Kosten können zum Teil den Produkten direkt und damit verursachungsgerecht zugerechnet werden. Die Kosten, die nicht direkt zugeordnet werden können, Gemeinkosten (zum Beispiel Kosten für die Behördenleitung), müssen auf andere Weise auf die Produkte "verteilt" werden. In der Regel erfolgt dies durch eine Umlage.
Kostenstellenrechnung:
Die Kostenstellenrechnung zeigt auf, wo die Kosten für die Erstellung eines Produktes / einer Dienstleistung angefallen sind. Kostenstellen bezeichnen den Ort der Entstehung der Kosten innerhalb einer Organisation (zum Beispiel Referate oder Stabsstellen).
Kostenträgerrechnung:
Die Kostenträgerrechnung zeigt auf, wofür die Kosten innerhalb einer Periode angefallen sind. Als Kostenträger werden Produkte / Dienstleistungen bezeichnet, für deren Erstellung Kosten angefallen sind. Unterschieden wird zwischen externen und internen Produkten. Externe Produkte werden für außerhalb der Behörde stehende Kunden erbracht, interne Produkte für verwaltungsinterne Stellen. Interne Produkte stellen eine "Vorleistung" für die externen Produkte dar und müssen deshalb auf diese verrechnet werden. Die Kostenträgerrechnung ist das zentrale Element der KLR. Sie stellt, kombiniert mit weiteren Kennzahlen (Mengen- und Qualitätsaspekte) die Grundlage für ein umfassendes Controlling.
Leistungsrechnung:
Die Leistungsrechnung ist das Pendant zur Kostenrechnung. Sie dient der Leistungstransparenz und der Ermittlung der Effizienz des Verwaltungshandelns. Sie unterteilt sich in die Bereiche Leistungsarten, Leistungsstellen und Leistungsträger. Durch sie ist es möglich, die Arbeitsergebnisse, den Output, abzubilden.
Setzt man Kosten und Leistung ins Verhältnis, kann die Effizienz einer Behörde ermittelt werden. Verwaltungen, die für ihre Produkte oder Dienstleistungen Gebühren oder andere Entgelte erheben, können so feststellen, ob sie kostendeckend arbeiten. Stehen den Kosten nicht Einnahmen, sondern andere Ziele (zum Beispiel politische) gegenüber, müssen Möglichkeiten (Indikatoren) gefunden werden, den Grad der Zielerreichung zu messen. Die Messung kann neben den Einnahmen auch über Mengen und Qualitäten erfolgen. Die Daten, Zahlen und Fakten, die aus der Kosten- und Leistungsrechnung hervorgehen, bilden die Basis anderer Erfolgsfaktoren der Verwaltung wie Controlling und Risikomanagement. Die Kosten sind ein Indikator, der den Erfolg der Verwaltung ausweist. Wenn Kosten nicht bekannt sind, können Erfolge nicht bewertet und Entscheidungen nicht fundiert getroffen werden. Die Kosten- und Leistungsrechnung soll:
- Kosten dokumentieren, Kosten kontrollieren und die Kostenplanung unterstützen.
Die Verwaltung soll ihre Leistungen ergebnis- und kundenorientiert erbringen. Die Definition von Produkten unterstützt dabei die outputorientierte Prozessgestaltung und hilft dabei, festzustellen, ob die angepeilten Ziele erreicht werden konnten. Dabei macht es jedoch keinen Sinn, jede einzelne Verwaltungsleistung als eigenständiges Produkt zu definieren. Damit die erforderliche Transparenz erhalten bleibt, werden die Leistungen zu überschaubaren Produktgruppen zusammengefasst und später in Produktbereichen zusammengefasst. Der Leitung werden über in der KLR zu den Produkten erhobenen Daten monatliche Kennzahlen zur ergebnisorientierten Steuerung bereitgestellt. Auf Basis dieser Informationen werden erforderliche Maßnahmen veranlasst, die dann ihrerseits Wirkungen in den Leistungsbereichen und in der Leistungserstellung auslösen. Für die Bundesverwaltung hat das Bundesministerium der Finanzen im Auftrag der Bundesregierung auf der Grundlage eines Fachkonzeptes für eine Kosten- und Leistungsrechnung in der Bundesverwaltung das "Handbuch zur standardisierten Kosten- und Leistungsrechnung des Bundes", kurz "Standard-KLR" genannt, entwickelt. Mit der Standard-KLR soll "ein umfassender und gleichgerichteter Einführungsprozess neuer Steuerungsinstrumente in der Bundesverwaltung bereitet" werden.
Die Hauptaufgabe der Standard-KLR besteht darin, Grundsätze für eine KLR-Konzeption verbindlich für die Bundesverwaltung festzulegen. Veröffentlicht wurde die Standard-KLR in der Vorschriftensammlung der Bundesfinanzverwaltung (VSF-H 9001). Bundesbehörden haben die Standard-KLR bei der Konzeption ihres konkreten KLR-Systems zugrunde zu legen.
