2.4.2 Personalressourcensteuerung
Artikel Einführung
Eine qualitativ und quantitativ bedarfsgerechte Ausstattung mit Personalressourcen bietet nach wie vor den wesentlichsten Erfolgsfaktor für eine leistungsfähige und zugleich moderne Bundesverwaltung. Dies gilt sowohl für verwaltungsinterne als auch für externe Leistungs- und Kommunikationsbeziehungen zu heterogenen "Verwaltungskundinnen und -kunden".
Einführung
Die Behördenleitung muss das Vorgehen der Personalressourcensteuerung befürworten und als interne Promotorin dienen. Die Ministerin bzw. der Minister, aber auch die Behördenleitungen aller Verwaltungsebenen, können die Personalressourcensteuerung ebenfalls für die Steuerung des gesamten Ressorts (Bundesministerium einschließlich Geschäftsbereichsbehörden) bzw. der gesamten Behörde nutzen.
Die Personalressourcensteuerung ist ein kontinuierlicher Prozess, der fortlaufend durchzuführen und zu optimieren ist (siehe auch kontinuierliche Verbesserung). Dies fördert nicht nur die verbesserte Wahrnehmung von Aufgaben und Prozessen und somit die Qualität der Produkte der öffentlichen Verwaltung sondern auch die Akzeptanz und Leistungsbereitschaft der Beschäftigten [4]. Voraussetzung ist, dass die Personalressourcensteuerung innerhalb der Organisationseinheit, aber insbesondere auch organisationseinheitenübergreifend durchgeführt wird und alle Leitungsebenen der Organisation in den Entscheidungsprozess involviert werden. Turnusmäßige Besprechungen zu aktuellen Entwicklungen und Einflussfaktoren sowie Rahmenbedingungen sind ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor. Alle Herausforderungen sind transparent zu machen und in ein lösungsorientiertes Vorgehen im Sinne der strategischen Ziele der Gesamtorganisation zu gießen. Flexibilität, Anpassungsfähigkeit, Veränderungsbereitschaft und eine offene/konstruktive Kommunikation über alle Hierarchieebenen sind wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten und Betroffenen bspw. die Veränderung von Prioritäten nachvollziehen und mittragen können.
Trotzdem werden Über- oder Unterdeckungen mit Personal zeitweise nicht vollständig zu verhindern sein. Gerade die sich rasch ändernden politischen Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren, aber auch besondere interne oder externe Ereignisse können dazu führen.
Deshalb gilt es, selbst – oder sogar besonders – in Zeiten einer zunehmenden Digitalisierung und des demographischen Wandels, einer effektiven und effizienten Personalressourcensteuerung die angemessene Aufmerksamkeit zu schenken. Die Behörde, die eine Personalressourcensteuerung einführen möchte, benötigt deshalb eine klare Strategie (vgl. Modul Strategie), die als Richtschnur für die Aufgaben- und Ressourcenpriorisierung dient.
Wie dies unter Anwendung verschiedener Vorgehensweisen (von der Abbildung der IST-Situation über ein angestrebtes SOLL bis hin zu Prognosen) effektiv und effizient realisierbar ist, wird im Folgenden beschrieben.
Fußnote
[4] Optimal ausgelastete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind motivierter und fühlen sich weniger überlastet oder unterausgelastet. Dies verhindert in vielen Fällen Demotivation, krankheitsbedingte Ausfälle oder Fehlzeiten.
