2.4.3.1 Gründe für eine PBE

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: Organisationshandbuch

Anlässe und Ziele einer PBE stehen häufig im engen Zusammenhang. Mögliche Gründe für eine PBE sind z. B.:

  • Organisationserlasse der Bundeskanzlerin bzw. des Bundeskanzlers und damit zusammenhängende Veränderung von Aufgaben- und Ressortzuschnitten, Verlagerung von Fachaufgaben sowie Verlagerung von VZÄ (insbesondere für Querschnittsaufgaben),
  • die Gründung bzw. Errichtung einer neuen Behörde oder Organisation bzw. Organisationseinheit,
  • Reorganisation bzw. Umstrukturierungen innerhalb der Behörde bzw. Organisation,
  • der Wegfall von Aufgaben, das Hinzukommen neuer Aufgaben, die quantitative und qualitative Veränderung von Aufgaben,
  • zur Begründung eines Stellenbedarfs im Rahmen der Haushaltsanmeldung,
  • proaktives Handeln mittels Identifizierung aktueller bzw. künftiger strategischer Handlungsfelder,
  • die Auswirkung der Digitalisierung und technischen Unterstützung von Prozessen,
  • Optimierung der Steuerung und Priorisierung von Dienstleistungen/Produkten, Aufgaben/Prozessen,
  • der Bedarf einer Auslastungsprüfung einer Organisationseinheit / einer Stelle im Sinne einer angemessenen Auslastung (entweder seitens der Behörde bzw. Behördenleitung aber auch aus dem Fachbereich selbst),
  • der Bedarf zu prüfen, weshalb und in welchem Umfang Rückstände entstanden sind bzw. entstehen werden und welchen Personalumfang man für welchen Zeitraum benötigen würde, um diese abzuarbeiten (Schwerpunktbildung),
  • die Prüfungsmitteilung des Bundesrechnungshofes,
  • die Zurückweisung einer (Plan-)Stellenforderung, da keine PBE vorliegt,
  • zur Begründung personalwirtschaftlicher Maßnahmen,
  • zur Klärung, welche Personalkosten für eine Aufgabe entstehen, um diese bei der Festlegung einer Fallpauschale zu berücksichtigen,
  • zur Klärung des Erfüllungsaufwandes einer neuen gesetzlichen Aufgabe [11],
  • usw.



Zum besseren Verständnis folgen aus der Praxis der Bundesverwaltung der vergangenen Jahre einige Beispiele, weshalb die Institutionalisierung einer fortschreibungsfähigen PBE das Ziel sein sollte:

Behörden, die strategische Handlungsfelder identifiziert haben und für die Zukunft identifizieren, sind über die Fortschreibung ihrer PBE in der Lage, proaktiv zu handeln.

Viele Bundesministerien und deren Geschäftsbereichsbehörden, wie beispielsweise das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS), das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ), das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV), das Bundesministerium des Innern und Heimat (BMI) und andere haben im Sinne der zügigen Bearbeitung von Gesetzesvorhaben und -initiativen, von Verordnungen etc. im Kontext der Covid19-Pandemie gehandelt, ihre Aufgabenschwerpunkte neu priorisiert und die entsprechenden Bereiche, auch behördenübergreifend personell verstärkt.

Die Deutsche Rentenversicherung ordnete befristet ca. 200 Beschäftigte für die Bearbeitung des Kurzarbeitergeldes zur Bundesagentur für Arbeit ab.

Auch das Bundesverwaltungsamt (BVA) hat seine 150 verschiedenen Fachaufgaben als zentraler Dienstleister des Bundes zu Beginn des pandemiebedingten Lockdowns im März 2020 neu priorisiert und entsprechende systemrelevante Bereiche personell verstärkt. Dazu zählten u. a. die Beihilfebearbeitung sowie die Personalgewinnung (u. a. für das Robert-Koch-Institut (RKI) [12]).

Die valide und fortschreibungsfähige Ermittlung von Daten (insbesondere Arbeitsmengen und mittlere Bearbeitungszeiten) sind in diesen Zeiten von besonderer Bedeutung und besonders hilfreich. Nur dann ist eine passgenaue Verstärkung mit entsprechenden (ggf. auch anteiligen) Vollzeitäquivalenten (VZÄ) möglich.

Fußnoten

[11] vgl. auch Leitfaden zur Ermittlung und Darstellung des Erfüllungsaufwands in Regelungsvorhaben der Bundesregierung, Online-Datenbank des Erfüllungsaufwandes (Statistisches Bundesamt) sowie „Häufig gestellte Fragen zum Erfüllungsaufwand“ (Normenkontrollrat des Landes Baden-Württemberg)
[12] vgl. auch BVA: Personalgewinnung für das RKI

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