Das gesamte Vorgehen einer PBE ist vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren . Detaillierte Ausführungen zu fortschreibungsfähigen Metadaten, die dokumentiert werden sollten, finden sich im Abschnitt Fortschreibung der PBE und Dokumentation.

2.4.3.3.1 Notwendigkeit der Dokumentation

In § 2 der Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien (Registraturrichtlinie) von 2001 ist geregelt, dass die Geschäftstätigkeit der Behörde dem Grundsatz der Schriftlichkeit folgt. Der Grundsatz ist durch das Führen von Akten umzusetzen.

Die Aktenführung sichert ein nachvollziehbares transparentes Verwaltungshandeln und ist Voraussetzung für eine sachgerechte Archivierung.

Die Registraturrichtlinie gilt für die nichtministeriellen Behörden ausdrücklich als Leitlinie.
 
Eine sachgerechte PBE ist nach dem Grundsatz der Schriftlichkeit der öffentlichen Verwaltung vollständig, geordnet und nachvollziehbar zu dokumentieren, um

• das Vorgehen und Entscheidungen reproduzierbar zu machen,
• Ordnungs- und Rechtmäßigkeit sowie Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns sicherzustellen und transparent nachweisen zu können sowie
• alle in Verbindung mit der Erhebung, Analyse und Umsetzung der PBE stehenden Maßnahmen prüffähig abzubilden.

Die entsprechenden Unterlagen sind unter Beachtung datenschutzrechtlicher Aspekte so lange aufzubewahren, wie sie den jeweiligen Personalbedarf begründen.

Nachvollziehbare Untersuchungen haben zudem erhebliche Bedeutung für die Akzeptanz der Ergebnisse der PBE durch die betroffenen Beschäftigten und die Personalvertretung.

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2.4.3.3.2 Hinweise und Empfehlungen zur Dokumentation

Aus den im vorherigen Abschnitt erläuterten Gründen sollte besonders darauf geachtet werden, dass die Personalbedarfsermittlungen vollständig, geordnet, transparent und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Die Dokumentation ist so zu gestalten, dass die Untersuchungsergebnisse und Entscheidungen lückenlos nachprüfbar sind.
 
Des Weiteren sollten

• alle Maßnahmen zur Planung und Durchführung der erforderlichen organisatorischen und personalwirtschaftlichen Erhebungen,
• die Auswertung der Erhebungsergebnisse, das Umsetzen der Erhebungsergebnisse in Bemessungsparameter (z. B. Zeitbedarfswerte, Fallzahlen, Arbeitszeit einer Normalarbeitskraft) sowie
• die Entscheidungen im Abstimmungsprozess bis zur Genehmigung des Personalbedarfs

lückenlos dargestellt sein.

Wegen der finanziellen Bedeutung personalwirtschaftlicher Maßnahmen ist der mit einer geordneten und vollständigen Dokumentation verbundene Aufwand grundsätzlich gerechtfertigt.

In einigen Prüfungsempfehlungen hat der Bundesrechnungshof aufgezeigt, wie die Dokumentation der Personalbedarfsermittlung durch angemessene Gestaltung der Unterlagen in Grenzen gehalten werden kann.

Arbeitshilfen:

• PBE-Abschlusstabelle (Beispiel des Beratungszentrums des Bundes im BVA, Anlage 33)
• PBE-Abschlusstabelle (Beispiel der BAV, Anlage 34)
• Beispiel für eine Gliederung des Abschlussberichts
  (Muster des Beratungszentrums des Bundes im BVA, Anlage 35 - in Bearbeitung)[14]
• Beispiel für eine Gliederung des Abschlussberichts (Muster BAV, Anlage 36 - in Bearbeitung)[14]
• Beispiel für eine Gliederung des Abschlussberichts (Muster REFA, Anlage 37 - in Bearbeitung)[14]

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2.4.3.3.3 Konsequenzen einer lückenhaften Dokumentation

Im Folgenden zeigen drei Beispiele, zu welchen Konsequenzen eine lückenhafte Dokumentation in Behörden führen kann.

(1) Nicht dokumentierte Basisdaten haben u. a. zur Folge, dass eine PBE nicht fortgeschrieben werden kann. So bestehen z. B. Aufgaben in der Regel aus mehreren Teil- und Unteraufgaben. Wird nur die berechnete mittlere Bearbeitungszeit einer Aufgabe dokumentiert, ist nicht mehr nachvollziehbar, welchen zeitlichen Anteil eine Teil- bzw. Unteraufgabe an der Aufgabe hat. Verändert sich nun z. B. aufgrund technischer Neuerungen eine Teil- bzw. Unteraufgabe, ist der Zeitbedarf der gesamten Aufgabe neu zu ermitteln. Bei einer vollständigen Dokumentation der Basisdaten wäre es hingegen ausreichend gewesen, nur den Zeitbedarf der veränderten Teil- bzw. Unteraufgabe neu zu ermitteln. Die mittlere Bearbeitungszeit der Aufgabe hätte mit dem neuen Zeitbedarfswert der veränderten Teil- bzw. Unteraufgabe und den alten Zeitbedarfswerten der übrigen unveränderten Teil- bzw. Unteraufgaben neu errechnet werden können. Der Personalbedarf für die Aufgabe könnte dann mit der fortgeschriebenen mittleren Bearbeitungszeit neu berechnet werden.

FAZIT: Eine vollständige Dokumentation führt zu einer weniger aufwendigen und damit die Behörde weniger belastenden Nachermittlung des Personalbedarfs.

(2) Wenn nicht nachvollziehbar dokumentiert ist,

• welche fachlichen, organisatorischen, technischen und räumlichen Verhältnisse sowie
• welche personellen und aufgabenspezifischen Strukturen den Bemessungsparametern zugrunde lagen und
• wie sich zwischenzeitliche Änderungen in den Geschäftsprozessen ausgewirkt hatten und
• ob daher eine Anpassung der Bemessungsparameter notwendig gewesen wäre,

werden unter Umständen deshalb erforderliche Änderungen des Personalbedarfs nicht erkannt, unterlassen oder verspätet durchgeführt.

FAZIT: Um kurzfristig und angemessen Änderungen des Personalbedarfs vornehmen und personalwirtschaftliche Maßnahmen veranlassen zu können, bedarf es einer lückenlosen und nachvollziehbaren Dokumentation.

(3) Unterstützung externer Beratungsunternehmen in der PBE von Bundesbehörden:

Oft beauftragen Behörden externe Beratungsunternehmen, um den Personalbedarf zu ermitteln. Die zur Dokumentation notwendigen Daten verbleiben häufig bei diesen Unternehmen. Den auftraggebenden Behörden ist folglich eine Fortschreibung des Personalbedarfs ohne eine erneute Auftragserteilung an das Beratungsunternehmen unmöglich. Dies führt zu unnötigen Ausgaben.

Folglich ist in Verträgen mit externen Beratungsunternehmen aufzunehmen, dass eine fortschreibungsfähige PBE der auftraggebenden Behörde und damit alle erhobenen Einzeldaten, die Ergebnisse der Weiterverarbeitung dieser Daten und eine Darstellung der Art der Weiterverarbeitung auszuhändigen sind. Die Dokumentation sollte alle Unterlagen umfassen und die Ergebnisse in weiterverwendbarer tabellarischer Form übergeben werden; so wird eine effiziente Fortschreibung ermöglicht. Langtexte in Word oder gar Berichte im PDF-Format erfüllen diese Anforderung nicht.

FAZIT: Die Fortschreibungsfähigkeit ist in der Behörde zu sichern. Eine vollständige Dokumentation aller Daten muss an die auftraggebende Behörde übergeben werden.

Für die Sicherung der Fortschreibungsfähigkeit vgl. auch Abschnitt zur Fortschreibung der PBE und Dokumentation.

Fußnote

[14] Die Muster für die Gliederungen der Abschlussberichte sind im Anschluss an den AfO-Beschluss entsprechend aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen.