2.4.3.5.1 Auswahl der Erhebungs- und Fortschreibungsmethoden
Artikel Einführung
Ein wichtiger Punkt in der Vorbereitung und für die Durchführung einer PBE stellt die Auswahl der einzusetzenden Methoden dar.
Im Folgenden sind zunächst die Methoden der Personalbedarfsermittlung und die Methoden der Personalressourcensteuerung in einer Übersicht dargestellt. Bei den Methoden der Personalbedarfsermittlung unterscheidet man Eigenerhebungs- und Fremderhebungsmethoden. Zu den Methoden der Eigenerhebung gehören die prozessbezogene und die tagesbezogene Selbstaufschreibung sowie das Analytische Schätzen mittels Interview bzw. Workshop oder per Schätztool begleitet durch Organisatorinnen bzw. Organisatoren. Zu den Methoden der Fremderhebung zählen die Zeitaufnahme und die Multimomentaufnahme. Die Methodenbeschreibungen finden sich im Abschnitt Methoden der PBE.
Abbildung 13: Methoden der Personalbedarfsermittlung
Entscheidend für die Auswahl der geeigneten Methode sind folgende Kriterien:
- Anlass, Ziel und Zweck
- bisheriger Status und Turnus der PBE
- Aufwand des Betrachtungsbereichs
- Aufgabenart
- Aufgabentyp
- Aufgabengliederungstiefe
- Dauer des Betrachtungszeitraumes
- Aufwand im Organisationsbereich
- Möglichkeit einer begleiteten Eigenerhebung
- Möglichkeit einer Fremderhebung
- Vorteile
- Risiken / Stolperfallen
Die Kriterien bedingen und beeinflussen sich teilweise gegenseitig.
Zur Unterstützung der Auswahl der geeigneten Methode dient die Kriterienauswahlmatrix (Anlage 2: Kriterienmatrix zur Methodenauswahl – Excel Datei zum Download).
Ziele einer kriterienbasierten Methodenauswahl sind unter anderem Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Akzeptanz der Methodenauswahl zu schaffen, eine möglichst differenzierte und genaue Bemessung des Personalbedarfs bei möglichst angemessenem Erhebungsaufwand sowie eine fortschreibungsfähige Dokumentationslage zu erreichen.
Methodenmix
Bei der Auswahl der geeigneten Methoden ist ein Mix aus unterschiedlichen Erhebungsmethoden zulässig. Da meist sehr unterschiedliche Aufgaben wahrgenommen werden (vgl. auch Aufgabenart), ist ein Mix aus mehreren Methoden in einem Betrachtungsbereich häufig ratsam. Auch innerhalb einer Aufgabe kann es sinnvoll sein, von der Möglichkeit des Methodenmixes Gebrauch zu machen, da die Teilaufgaben von unterschiedlicher Ausprägung sein können und/oder bei verschiedenen Teilaufgaben verschiedene Kriterien unterschiedliches Gewicht haben können.
Plausibilisierungsmethoden
Insbesondere die Zeitaufnahme und Multimomentaufnahme, teilweise auch die Selbstaufschreibung, eignen sich als Methoden zur Plausibilisierung erhobener Daten.
Begründung und Dokumentation der Methodenauswahl
Die Entscheidung für die Methodenauswahl sollte nachvollziehbar begründet und dokumentiert werden.
Hinweise zu Arbeitsplatzsetzungen
Dort, wo Arbeitsplatzsetzungen erfolgen, ist der Einsatz expliziter Erhebungsmethoden nicht notwendig. Arbeitsplatzsetzungen (früher auch unter dem Begriff Arbeitsplatzmethode bekannt) kommen v. a. dort zum Tragen, wo es um die politisch gewollte Setzung einzelner VZÄ geht und aus diesem Grund eine Ermittlung des Personalbedarfs nicht stattfindet.
Dies resultiert u. a. aus der Organisationshoheit der Regierung (z. B. Einrichtung einer bestimmten Anzahl von Stellen für Staatssekretärinnen und Staatssekretäre und einzelne VZÄ für deren personellen Unterbau, Einrichtung von Ministerien und Zuschnitt von Ressorts) und aus dem (politisch gewollten und per Gesetz festgelegten) Einsatz von Beauftragten (Setzung einer Stelle für den Beauftragten bzw. die Beauftragte).
Zu beachten ist, dass einzelne VZÄ gesetzt werden können, aber nicht der gesamte personelle Unterbau. Für das unterstützende Personal (beispielsweise eines bzw. einer Beauftragten oder einer Stabsstelle) ist mit geeigneten Methoden der PBE zu bemessen.
Darüber hinaus ist in den vergangenen Jahren im Bereich des Beauftragtenwesens auf gesetzlicher Grundlage eine deutliche Zunahme zu verzeichnen. Im Sinne eines wirtschaftlichen Personaleinsatzes ist stets zu prüfen, ob Beauftragungen oder andere aufgrund von Arbeitsplatzsetzungen vorgenommene Personalquantifizierungen zusammengefasst werden können, um hierdurch eine angemessene Auslastung bei der Wahrnehmung entsprechender Rollen zu erreichen.
Wird ad-hoc eine Stelle mit entsprechendem vorläufigem und bemessbarem personellen Unterbau eingerichtet, ist bereits zu diesem Zeitpunkt sicherzustellen, dass die Auslastung nach einer angemessenen Wirkungsdauer vollumfänglich zu untersuchen ist.
Für neue Aufgaben ist eine pauschale Arbeitsplatzsetzung nicht zulässig. Wenn bei der Übernahme neuer Aufgaben eine vollumfängliche Quantifizierung nicht möglich ist, ist auf der Basis der zum Zeitpunkt der Aufgabenübernahme vorliegenden Anhaltspunkte eine prognostische Schätzung vorzunehmen.
