2.4.3.6.1 Erfordernis und Notwendigkeit der Plausibilisierung

Eine Plausibilisierung erhobener Daten (Arbeitsmengen, Bearbeitungszeiten) ist unabhängig vom Methodeneinsatz bei einer PBE stets erforderlich, um stichprobenartig zu überprüfen und einzuschätzen, ob die erhobenen Daten nachvollziehbar und reproduzierbar sind.

Im Ergebnis einer Plausibilitätsprüfung sind in der Regel zwei Möglichkeiten vorstellbar:

1. Das Ergebnis ist plausibel. Der Einsatz weiterer Methoden ist nicht notwendig.
2. Das Ergebnis ist nicht plausibel, weil Unstimmigkeiten aufgetreten sind. In diesem Fall sind die Datenbasis (Welche Daten bei welchen Aufgaben sind nicht plausibel?) und/oder die Methodendurchführung (Bei welcher Methode wurden welche Fehler gemacht bzw. traten Unstimmigkeiten auf? Auf welche erhobenen Daten und auf welche Aufgaben hat dies Auswirkungen?) zu prüfen sowie die Rahmenbedingungen der Erhebung kritisch zu würdigen.

In der Regel lassen sich Unstimmigkeiten bzw. Inplausibilitäten nachvollziehen und aufklären.[37]

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2.4.3.6.2 Möglichkeiten der Plausibilisierung

Plausibilisierungsmöglichkeiten für die IST-Erhebungsdaten bestehen insbesondere hinsichtlich folgender Aspekte:

• politische Ziele bzw. Vorgaben und Strategie der Behörde
• Abgleich mit dokumentierten Prozessen bzw. Arbeitsabläufen
• Abgleich der Daten untereinander
• Abgleich mit Erholungszeiten, Verteilzeiten, verfügbaren Jahresarbeitszeiten
• Abgleich mit Gleitzeitdaten (persönliche Anwesenheit, verfallene Überstunden, verfallener Urlaub etc.)
• Abgleich mit Stellenbeschreibungen
• Abgleich mit KLR-Daten
• entstandene Rückstände (temporär oder dauerhaft)
• zurückgestellte Aufgaben: Aufzeigen von Konsequenzen (vgl. auch Risikoanalyse)
• Abgleich mit Erfahrungswerten früherer Aufgaben (z. B. bei Vakanzen)
• Abgleich der Aufgabenwahrnehmung mit der „Laufbahn“
• Zeitwertrückrechnung anhand von Mengen
• mit geeigneten anderen Methoden, insbesondere mit Fremdbeobachtungsmethoden (Zeitaufnahme, Multimomentaufnahme)

Fallbeispiel:
Eine Personalbedarfsermittlung ergibt nach dem Einsatz eines analytischen Schätzens einen erheblichen Personalmehrbedarf, der sich nur bedingt nachvollziehen lässt. Die besonders VZÄ-intensiven Aufgaben sollten durch eine geeignete Methode, in diesem Falle sinnvollerweise durch eine Fremdbeobachtungsmethode, plausibilisiert werden. Die beispielsweise über eine stichprobenartige Zeitaufnahme ermittelten Daten werden dann für die Ausweisung des Personalbedarfs für diese Aufgaben herangezogen.

Plausibilisierungen für SOLL-Daten sind insbesondere möglich über:

• Zeitreihenanalyse (eine Form der Trendanalyse)
• Abgleich mit Vorerhebungen
• Benchmarking mit ähnlichen Aufgaben in der Behörde
• Erörterung mit Expertinnen bzw. Experten, anderen Behörden oder Führungskräften

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2.4.3.6.3 Dokumentation der Plausibilisierung

Für die Auswahl der Plausibilisierungsmethode und Durchführung der Plausibilisierung sowie für den Umgang mit den Plausibilisierungsergebnissen gelten die Abschnitte zur Dokumentation sowie Fortschreibung der PBE und Dokumentation entsprechend.

Fußnote

[37] Im absoluten Ausnahmefall wird erst am Ende der Betrachtung festgestellt, dass das Ergebnis nicht plausibel ist. Führen dann weitere Erhebungen ebenfalls nicht zur Plausibilität der erhobenen Daten, ist ggf. eine Neuerhebung der Daten für die betroffene (Teil-)Aufgabe notwendig und eine Personalmehrbedarfsforderung zunächst nicht begründbar.