2.4.3.7.1 Fortschreibungsverfahren

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: Einführung


2.4.3.7.1.1 Erfordernis / Notwendigkeit der Fortschreibung

Das Verfahren basiert auf der Grundaussage, dass die Bearbeitungszeiten repräsentativ erhoben wurden und weiterhin gültig sind. Diese Aussage hat in der Verwaltungspraxis von heute vornehmlich für Massenverfahren (z. B. Antragsbearbeitung im Personalkostenbereich) Gültigkeit. In dispositiv-kreativen Bereich ist die Aufgabenwahrnehmung von kontinuierlicher Entwicklung und stetig veränderten Anforderungen geprägt. Die Anforderungen können variieren. Dennoch kann z. B. der Aufwand für die Erstellung von Konzepten vergleichbar sein und man kann auf anderen Erfahrungswerten aufbauen. Aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen wirken sich unter anderem auf die Aufgabenwahrnehmung aus, sodass der Personalbedarf regelmäßig zu überprüfen ist.

Grundsätzliche Anforderungen an eine Personalbedarfsermittlung sind:

  • ressourcenorientiert: Die Personal- und Sachkosten im Blick behalten und ggf. daran ausrichten.
  • prozessorientiert: An den Abläufen orientieren, die Aufbauorganisation rückt in den Hintergrund.
  • ergebnisorientiert: Das Ziel im Auge behalten, das Produkt bzw. die Dienstleistung steht im Vordergrund.
  • kontinuierlich und begleitet: Die PBE-Daten kontinuierlich und regelmäßig fortschreiben, als Organisatorinnen und Organisatoren stets methodisch begleiten und nachvollziehbar wie detailliert dokumentieren.

nach oben

2.4.3.7.1.2 Umfang – Wann gilt eine PBE als fortschreibungsfähig?

Von Fortschreibung einer PBE spricht man, wenn auf den in der Vergangenheit ermittelten Daten und Ergebnissen und der Organisationsstruktur aufgebaut wird.

Folgende Qualitätsmerkmale für die zu erhebenden Daten sollten erfüllt sein:

  • vollständig: inhaltlich und umfassend
  • detailliert: Differenzierung der erhobenen Merkmale (z. B. Aufgaben- oder Prozessgliederung, Ermittlung und Ausweisung des Personalbedarfs nach Laufbahngruppen etc.)
  • exakt: möglichst genaue Erhebungsmethode (vgl. auch Kriterienmatrix zur Methodenauswahl)
  • verlässlich: plausibilitätsgeprüft, hochrechnungsfähig
  • vergleichbar: transparente, möglichst standardisierte Erhebungsmethode
  • nachvollziehbar: eindeutig definierte Metadaten, die regelmäßig fortzuschreiben sind
  • aktuell: turnusmäßige Anpassung aller relevanten Parameter, die der PBE zugrunde gelegt wurden; mindestens turnusmäßige Abfrage: WAS hat sich geändert? (Aufgabenkritik z. B. kombinierbar mit einer Abfrage der Fallzahlen)

Empfehlungen für den Aufbau und die Pflege von Metadatenbeständen zur Fortschreibung einer PBE:

Folgende Aspekte bedürfen einer fortlaufenden, umfassenden Dokumentation:

Angaben zu/zur

nach oben

2.4.3.7.1.3 Möglichkeiten / Techniken: Wie schreibe ich eine PBE fort?

Sofern sich die rechtlichen Rahmenbedingungen, Aufgabenbereiche und / oder Aufgabenzuschnitte, Arbeitsabläufe etc. nicht geändert haben, sind die Fallzahlen anzupassen. Sollten sich Arbeitsabläufe geändert haben, sind auch die Prozesse und Bearbeitungszeiten anzupassen.

Dabei sind die technische Weiterentwicklung (IT) und deren Auswirkungen auf die Aufgabenerledigung immer zu beachten.

Eine fortlaufende, regelmäßige Aufgabenkritik ist einzubeziehen.

Für die einzelnen Basisdaten gelten die folgenden Aussagen, die in den nächsten Abschnitten näher erläutert sind.

1. a) Aufgabenkritische Betrachtung

Eine PBE kann nur fortgeschrieben werden, wenn die Aufgaben einer ständigen Aufgabenkritik unterliegen. Hierzu ist es wichtig, sich mit mehreren Fragestellungen auseinanderzusetzen:

  1. Nehmen wir die richtigen Aufgaben wahr? Stimmen unsere Aufgabenpriorisierungen? (vgl. Abschnitt zur Zweckkritik)
  2. Nehmen wir die Aufgaben richtig wahr? Sind unsere Prozesse effizient gestaltet (vgl. Modul Prozesse)
  3. Benötigen wir für die Wahrnehmung neuer Aufgaben zusätzliches Personal? (vgl. Abschnitte zur Personalressourcensteuerung und Prognose des Personalaufwands. Die Daten sind später mit analytischen Methoden der PBE zu validieren, wenn die Aufgabe konsolidiert ist.

2. b) Fortschreibung der Arbeitsmengen

Die bereits vorliegenden Zeitwerte sind mit aktualisierten Mengendaten zu einer neuen Personalbedarfsaussage zu verknüpfen. Voraussetzung ist, dass im Vergleich zur ursprünglichen, detaillierten PBE lediglich Veränderungen im Mengengerüst entstanden sind. In mengengesteuerten Bereichen ist so eine aktuelle Personalbedarfsaussage schnell möglich.

3. c) Fortschreibung der Bearbeitungszeiten

Voraussetzung für die Fortschreibung von Bearbeitungszeiten ist, dass die Aufgaben- und Tätigkeitskataloge wiederkehrend aktualisiert und angepasst werden. Auf diese Weise lassen sich Veränderungen in der Aufgaben- oder Prozesswahrnehmung zeitnah abbilden und können in direktem Zusammenhang eine veränderte Bearbeitungszeit (längere/kürzere Bearbeitungszeiten durch zusätzliche/wegfallende Tätigkeiten) unter Erbringung entsprechender Nachweise begründen. Mit jedem neuen Erhebungszyklus werden die erhobenen Bearbeitungszeiten (sowohl Grund-, als auch Verteil- und Erholungszeiten) überprüft und plausibilisiert und werden dadurch mit jedem Jahr valider. Bei starken Abweichungen oder bestimmten Erkenntnissen sollte eine Plausibilisierung der Bearbeitungszeiten mit analytischen Methoden der PBE erfolgen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn

  • im Betrachtungsbereich Rückstände und/oder Mehrarbeit auftreten,
  • sich starke Abweichungen in den Bearbeitungszeiten beim SOLL-IST-Vergleich ergeben,
  • der Betrachtungsbereich reorganisiert wird oder
  • sich neue Rahmenbedingungen ergeben, z. B. Änderung der gesetzlichen Grundlagen oder geringere Haushaltsmittel.

Eine weitere Alternative zur Fortschreibung von Bearbeitungszeiten ist das Schlüsselzahl-Verfahren.

Verwandte Themen