2.4.3.8.5 Aufgabenwahrnehmung außerhalb des regulären Dienstbetriebs
Artikel Einführung
Können „Zeiten der Aufgabenwahrnehmung außerhalb des regulären Dienstbetriebs“ in einer PBE berücksichtigt werden? Wie sind diese zur Telearbeit bzw. mobilen Arbeit abzugrenzen?
Bei der Personalbedarfsermittlung geben Beschäftigte immer wieder an, regelmäßig Aufgaben außerhalb des regulären Dienstbetriebs zu Hause wahrzunehmen. An fast jedem Arbeitsplatz gibt es Tätigkeiten, die nicht zwingend am dienstlichen Schreibtisch, sondern ortsungebunden und unabhängig von der nur am dienstlichen Arbeitsplatz vorhandenen Technik durchgeführt werden können. Häufige Beispiele aus der Praxis sind zum Beispiel die Lektüre von Fachzeitschriften, konzeptionelle Arbeiten "in Ruhe" zu Hause, das Vorbereiten von Präsentationen oder Vorträgen, die Korrektur von Arbeiten oder das Aktenstudium. Hier stellt sich die Frage, wie bei der Personalbedarfsermittlung mit diesen Zeitanteilen umgegangen wird. Denn die Zeiten, die für dienstliche Tätigkeiten außerhalb des regulären Dienstbetriebs erbracht werden, werden im Rahmen der Arbeitszeiterfassung ignoriert. Aus organisatorischer Sicht ist zu differenzieren, ob es sich um Investitionen des Beschäftigten in sein individuelles Weiterkommen, die aktuell nicht aufgabenbezogen verwertbar sind, handelt, oder ob die Tätigkeiten Teil der übertragenen Aufgaben sind. Im letzteren Fall müssen diese Arbeitszeiten in die Personalbedarfsermittlung einbezogen werden. Denn alle zur Tätigkeit gehörenden Zeitanteile müssen erfasst werden, um den Personalbedarf aufgrund des tatsächlichen Zeitbedarfs zu ermitteln. Da diese Zeitansätze nicht in den Arbeitszeiterfassungen auftauchen, handelt es sich ansonsten um einen "versteckten Personalbedarf", der spätestens bei einem Wechsel des Beschäftigten ein offenkundiger Personalbedarf werden kann.
Das bedeutet im Einzelnen:
Tätigkeiten, deren Durchführung sich nicht anhand eines konkreten Arbeitsergebnisses plausibilisieren lassen, können in aller Regel nicht anerkannt werden. Hierunter fällt zum Beispiel typischerweise die Lektüre von Fachzeitschriften. Liegt jedoch ein konkreter Auftrag der Führungskraft vor, etwa bis zum nächsten Tag eine Zeitschriftenauswertung zu erstellen, so ist dieser Zeitaufwand zu berücksichtigen. Die Arbeitsleistung ist anhand eines konkreten Arbeitsergebnisses zu plausibilisieren.
An die Plausibilisierbarkeit von Arbeitsleistungen zu Hause außerhalb des regulären Dienstbetriebs sind hohe Anforderungen zu stellen, insbesondere ist ein konkretes Arbeitsergebnis der dort aufgewendeten Arbeitszeit erforderlich. Als Möglichkeit der Plausibilisierung kommt zum Beispiel die Sichtung von Arbeitsergebnissen oder die Befragung des vorgesetzten Führungskraft (die ihrerseits regelmäßig die konkreten Arbeitsergebnisse gesichtet haben muss) in Frage.
Aufgrund der hohen Anforderungen an die Plausibilisierung der Arbeitszeiten zu Hause außerhalb des regulären Dienstbetriebs werden diese erfahrungsgemäß überwiegend nicht anerkannt werden können. Die entsprechenden Hinweise auf „freiwillige Mehrarbeit“ außerhalb des regulären Dienstbetriebs sollte aber in die Dokumentation der Organisationsuntersuchung/Organisations-beratung einfließen, insbesondere wenn Hinweise für häufige Aufgabenwahrnehmung außerhalb des regulären Dienstbetriebs bestehen, die den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes, des Arbeitsschutzes bzw. der Fürsorgepflicht der Vorgesetzten widersprechen könnten. Dies ist wichtig, um organisatorische Entscheidungen bzw. Maßnahmen treffen zu können, die einer ständigen Überlastung eines Organisationsbereichs entgegenwirken.
