2.4.3.8.6 Kaffeepausen
Artikel Einführung
Wie sind „Kaffeepausen“ in der PBE als Zeiten zu berücksichtigen?
Im Rahmen von Organisationsbetrachtungen fallen unter Umständen regelmäßige (Kaffee-)Pausen auf, die als dienstliche Besprechungen, anstelle von zum Beispiel formellen Referatsbesprechungen, geltend gemacht werden. Eine eindeutige Abgrenzung, wo der dienstliche Charakter dieser Treffen beginnt bzw. endet, ist für das Organisatorenteam meist schwierig.
Soweit eine Plausibilisierung des dienstlichen Charakters der Besprechungen vorgenommen werden kann, können Zeiten für die Besprechungsanteile in Abgrenzung zu Pausen erhoben werden. Für die Berechnung des SOLL-Personalbedarfs können nur plausible, nachvollziehbare Mengen und Zeiten für dienstliche Besprechungen berücksichtigt werden.
In vielen Bereichen (insbesondere auch bei zunehmender mobiler Arbeit und Führen/Leiten auf Distanz) können sogenannte „Dailys oder Weeklys“ sinnvoll sein, um einen regelmäßigen Informations- und Wissenstransfer und einen zielführenden persönlichen Austausch sicherzustellen. Kurze, prägnante und gezielte und gut aufbereitete Informationen stellen einen wichtigen qualitativen Aspekt dar. So können z. B. täglich 10 Minuten effektiver und effizienter sein als alle zwei Wochen zwei Stunden lange Besprechungen anzusetzen.
In anderen Aufgabenbereichen wiederum kann es weiterhin sinnvoll sein, regelmäßig (z. B. zweimal monatlich) einen längeren Austausch in Form einer Besprechung vorzusehen.
