Grundlage des Alternativen Verfahrens sind valide, d. h. hinreichend belastbare und verlässliche Daten. Die Ermittlung der Daten muss so detailliert erfolgen, wie es einerseits zur Abschätzung des Personalaufwands erforderlich und andererseits unter Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten vertretbar ist. Es muss nachvollziehbar sein, wie der Aufwand für eine wahrgenommene Aufgabe ermittelt wurde.

Dabei ist der Schwierigkeit zu begegnen, dass es sich bei den Aufgaben oberster Bundesbehörden, um überwiegend dispositiv-kreative Aufgaben handelt. Diese lassen sich regelmäßig nicht in Bearbeitungsmengen und -zeiten erfassen. Der Aufwand für solche Aufgaben ist daher ohne Zeit- und Mengengerüste, im Übrigen jedoch nach einheitlichen Vorgaben zu schätzen, zu plausibilisieren und nachvollziehbar zu dokumentieren. Für Aufgaben, die sich mit den Parametern „Zeit“ und „Menge“ bemessen lassen, werden geeignete Kennzahlen bei der Aufwandsschätzung ermittelt, berücksichtigt und dokumentiert. Dazu sind die Hinweise zur Auswahl der Methoden unter 2.4.3.5.1 zu berücksichtigen.

Methodisch einheitliche, überprüfbare Datenerhebung

Es finden Verfahrensregeln des analytischen Schätzverfahrens Anwendung, die im Wesentlichen folgende Aspekte beinhalten sollten:

• Die Schätzungen erfolgen auf Basis einheitlicher Vorgaben des Organisationsreferates zur Methodik.
• Die Schätzungen erfolgen auf Basis einer Aufgabengliederung. Dabei sollten Untergliederungen der zu schätzenden Hauptaufgabe getrennt geschätzt werden.
• Zur Ermittlung eines objektiven Mittelwerts wird das Mehraugenprinzip angewendet.
• Die Schätzungen erfolgen in einem ersten Schritt möglichst durch Personen, die die Aufgabe aus eigener Anschauung kennen.
• Soweit möglich, wird auf Erfahrungswerte aus der Vergangenheit und ggf. auch bereits vorliegende Daten zurückgegriffen.
• Es gibt grundsätzlich keine Vorgaben zum Schätzergebnis (z. B. festgesetzte Höchst- oder Mindestwerte).

Plausibilität der Daten

Eine hinreichende Datenvalidität setzt voraus, dass die Erhebungsergebnisse und darauf basierenden Annahmen plausibel sind. Eine Überprüfung der Plausibilität erfolgt an verschiedenen Punkten des Alternativen Verfahrens. Das Organisationsreferat ist daran maßgeblich beteiligt (ggf. erfolgt Plausibilisierung in Abstimmung mit der Fachabteilung bzw. dem Fachreferat). Eine vorgeschaltete Plausibilisierung erfolgt bereits im Rahmen der Erhebung durch das Mehraugenprinzip auf Referatsebene. Die Mehrstufigkeit des gesamten Verfahrens unter Beteiligung verschiedener Ebenen (Referats-, Abteilungs-, und Leitungsebene) gewährleistet ebenfalls die Plausibilität der Daten. Die Plausibilitätsprüfung umfasst nicht nur das Identifizieren offensichtlicher (rechnerischer) Unrichtigkeiten, sondern auch die inhaltliche Stimmigkeit der Angaben. Als Methode zur Überprüfung von Schätzungen sind, soweit möglich und vom Aufwand vertretbar, vergleichbare Aufgaben und Sachverhalte heranzuziehen, unter Umständen auch bei anderen Organisationseinheiten, Behörden oder Institutionen.
Die fortlaufende, jährliche Datenerhebung im Rahmen des Alternativen Verfahrens führt zu einer kontinuierlichen Vergrößerung der Datenbasis. Der Rückgriff auf diese Datenreihen ermöglicht eine zunehmend effektivere und effizientere Plausibilitätsprüfung, die aufwändige Erhebungen zum Datenabgleich (z. B. Multimomentaufnahmen) entbehrlich macht. Es ist daher davon auszugehen, dass sich durch jeden weiteren Planungszyklus die Datenvalidität erhöht.

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