Bei der Durchführung des Alternativen Verfahrens kommt der Dokumentation von Verfahrensschritten und Ergebnissen besondere Bedeutung zu. Verfahrensvereinfachungen führen nicht etwa zu einer Verringerung der hieran bestehenden Anforderungen. Nur eine transparente und lückenlose Dokumentation gewährleistet auch hier, dass Entscheidungen und Resultate nachvollzogen und überprüft werden können.

Eine systematische und einheitliche Dokumentation ist wesentlicher Bestandteil des Alternativen Verfahrens. Der Dokumentationsprozess setzt dabei nicht erst bei der Durchführung des Verfahrens ein, sondern umfasst auch vorbereitende Handlungen. Hierzu zählen insbesondere einheitliche Erläuterungen und Vorgaben zur Dokumentation an die Verfahrensbeteiligten (z. B. Mitarbeiter/innen und Vorgesetzte in Fachreferaten). In formaler Hinsicht ist eine standardisierte Darstellung und Gliederung der Dokumente z. B. mittels Seitenlayout- und Druckformatvorlagen zu empfehlen. Eine teilweise oder vollständig IT-gestützte Dokumentation kann geeignet sein, die Prozesse des Alternativen Verfahrens weiter zu verschlanken und zu vereinheitlichen. Der mit der Einführung eines IT-gestützten Systems verbundene Aufwand sollte im Verhältnis zu dem erwarteten Nutzen stehen.

Eine effektive Dokumentation des Alternativen Verfahrens beinhaltet nicht nur die Darstellung von Entscheidungen und Ergebnissen, sondern auch der maßgeblichen Verfahrensschritte und angewandten Methodik (Ergebnis- und Prozessdokumentation). Dies gilt insbesondere für die Verfahrensschritte der Aufgabenerhebung sowie der retrospektiven und prospektiven Aufwandsermittlung (z. B. konkrete Aufgabenbemessung, Schätzgrundlagen, Prioritätensetzungen, Überprüfungskriterien). Hierdurch wird den haushaltsrechtlichen Anforderungen an eine nachvollziehbare Begründung Rechnung getragen (vgl. VV Nr. 4.4.1 zu § 17 BHO) sowie den unmittelbaren Verfahrensbeteiligten eine sachgerechte Plausibilitätsprüfung ermöglicht.

Die Nachvollziehbarkeit ist zudem von Bedeutung für die Fortschreibung und ggf. auch Nachsteuerung der Verfahrensergebnisse. So kann in Folgezyklen des Alternativen Verfahrens auf vorhandene Daten und vorangegangene Überlegungen aufgebaut und die Schätzung nachträglich überprüft werden.

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