Die Aufgabenerhebung sollte im Wesentlichen folgendem Muster folgen:

1. Erstellung einer Aufgabengliederung je Organisationseinheit (Referat, Gruppe o. ä.) mit mehreren Ebenen z.B. den drei Ebenen Hauptaufgabe, Teilaufgaben, Unteraufgaben ^[1]. Im Regelfall ist eine Untergliederung von maximal 4-7 Teilaufgaben mit jeweils maximal 3-5 Unteraufgaben (entspricht 12-35 Unteraufgaben für ein Referat) als ausreichend anzusehen. In der Anleitung/Handreichung für die Fachreferate müssen entsprechende Hinweise enthalten sein, die eine einheitliche Granularität und Formulierungsweise bei der Erstellung der Aufgabenbeschreibungen sicherstellen. Hierzu bedarf es u. a. eines Abgleichs mit dem Geschäftsverteilungsplan, der Zweckbindung neuer Planstellen und Stellen, der politischen Agenda des Hauses, möglichen Zielvereinbarungen, dem Koalitionsvertrag o. ä. Unterlagen.
2. Plausibilitätsprüfung /Plausibilisierung durch Organisationsreferat, ob die o.g. Kriterien eingehalten wurden.
3. Ggf. Anpassung durch die Fachabteilungen und danach Freigabe für nächsten Schritt (diese muss nicht formal erfolgen).
   Hierbei sind Behördenspezifika zu berücksichtigen.

Fußnote

[1] Hier können z. B als Hauptaufgabe die Referatsbezeichnungen, die Aufgaben aus dem GVPl als Teilaufgaben und die konkreten Handlungsschritte als Unteraufgaben herangezogen werden.

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