Hierbei handelt es sich um einen wesentlichen Prozessschritt des Alternativen Verfahrens, der primär durch die Referatsleitungen zu leisten ist und abteilungsweit gebündelt wird. Insbesondere hier gilt es, alle relevanten Rahmenbedingungen wie z. B. Erkenntnisse aus politischen oder höchstrichterlichen Entscheidungen, Koalitionsvereinbarungen, Zielvereinbarungen o. Ä. mit in die Überlegungen bei folgendem Ablauf einzubeziehen:

1. Prognostische Schätzung der Ressourcen für den kommenden Planungszeitraum (z. B. ein Jahr) durch die Referatsleitung zu unveränderten (Fortschreibung), veränderten oder neuen Aufgaben auf Basis einer aufgabenkritischen Betrachtung. Dabei werden die verfügbaren Ressourcen den aktuell zu erledigenden bzw. neuen Aufgaben und/oder Zielen zugeordnet. Die Ausweisung des Personalaufwandes erfolgt in VZÄ je Funktionsebene.

   Bei der prognostischen Schätzung handelt es sich nicht nur um ein operatives Fortschreiben der Aufwände, sondern um die ressourcentechnische Umsetzung strategischer Prioritäten. Daher sollte der Zielprozess der obersten Bundesbehörde Eingang in die Schätzung finden. Insbesondere bei der Zuordnung der Aufwände zu den einzelnen Aufgaben des Aufgabenkataloges sollte darauf geachtet werden, dass die gewählte Granularität auch tatsächlich einen entscheidenden Mehrwert liefert (ggf. muss hier bei der Festlegung der Aufgabentiefe nachgesteuert werden). Durch die Planung auf Aufgabenebene wird transparent, wo Entlastungen entstehen und freiwerdende Ressourcen stattdessen eingesetzt werden können.

   Bei der Bemessung neuer Aufgaben wird insoweit auf 5.1.1.4 verwiesen, als lediglich überschlägig geschätzte Prognosen oder Setzungen möglich sind. Zur Validierung erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt eine Nachbetrachtung (s. hierzu 2.4.4.3.4.2).

2. Auch hier können geeignete Vergleichszahlen aus den Vorjahren (retrospektive und prospektive Schätzungen) als Orientierung dienen (Soll-/ Ist-Vergleich). Die kurzfristigen Einflüsse durch den Politikbetrieb können zu unterjährigen Anpassungen des geplanten Personaleinsatzes führen. Plan-/ Ist-Vergleiche sollten daher am Anfang des jährlichen Zyklus stehen. Durch sie wird transparent, von welchen geplanten Aufgaben Ressourcen zugunsten des Tagesgeschäftes abgezogen wurden. Dies ist eine wichtige Erkenntnisquelle für die Planung des Folgejahres.
3. Folgende Erwägungen fließen in die Aufwandsprognose bei dispositiv-kreativen Aufgaben ein: politische Komplexität ("streitige" Vorhaben), hoher Zeitaufwand durch Beteiligung vieler interner und externer Stellen, hoher Termindruck etc.
4. Je nach Ergebnis der aufgabenkritischen Betrachtung erfolgt nicht automatisch eine Verteilung aller zur Verfügung stehenden Ressourcen. Identifizierte Minderbedarfe (z. B. in Folge entfallener Aufgaben oder veränderter Abläufe) müssen hier aufgezeigt, dokumentiert und dann mit berücksichtigt werden; diese können auch zur Deckung von Mehrbedarfen dienen.
5. Nach Möglichkeit sollen die Planungswerte gemeinschaftlich mit den Beschäftigten der Referate erarbeitet oder mit ihnen besprochen werden. Das fördert die Transparenz der Aufgabenerledigung und erhöht die Validität der Daten.
6. Plausibilitätsprüfung/Plausibilisierung und Dokumentation der Planungsdaten durch das Organisationsreferat (z. B. Abgleich mit Daten vorheriger Zyklen, Geschäftsverteilungsplan, Koalitionsvertrag, Zielsteuerungssystem, ggf. Rückfragen bei anmeldenden Organisationseinheiten).

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