3.3.1 Grundlagen

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: Einführung

Definition/Bildquelle: BMI

"Prozessmanagement ist ein ganzheitlicher Ansatz zur systematischen und kontinuierlichen Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Prozessen und zur Steuerung der Organisation. Prozessmanagement bedeutet eine auf Dauer angelegte Prozessorientierung und institutionalisierte Steuerung von Prozessen."[4]

In diesem Sinne wird im Folgenden der Begriff des übergreifenden Prozessmanagements verwendet. Es dient der systematischen und kontinuierlichen Steuerung des prozessorientierten Arbeitens in allen Bereichen der Organisation. Es schafft den Rahmen dafür, dass Aktivitäten auf allen Ebenen an den übergeordneten politischen sowie strategischen Vorgaben und Zielen der Gesamtorganisation ausgerichtet und nach definierten Standards betrieben werden.

Zentrale übergreifende Vorgaben sind zum einen die Forderungen des E-Government-Gesetzes (EGovG).
Nach § 9 EGovG sind Verwaltungsabläufe, die erstmals zu wesentlichen Teilen elektronisch unterstützt werden, vor Einführung der informationstechnischen Systeme zu dokumentieren, zu analysieren und zu optimieren.[5] Zum anderen geben die Projekte des Regierungsprogramms „Digitale Verwaltung 2020“[6] und der IT-Konsolidierung Bund[7] die Richtung für das behördliche Prozessmanagement vor. Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen, bis Ende des Jahres 2022 ihre Verwaltungsleistungen über eigene Portale auch digital anzubieten.[8] Ferner werden die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gemäß dem Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) sowie der Transparenzgedanke in der Staat-Bürger-Beziehung[9] durch ein Prozessmanagement mitgetragen.

Wichtig/Bildquelle: BMI

Die Einführung eines Prozessmanagements führt zu vielfältigen Veränderungen hinsichtlich der Arbeitsaufgaben, der Arbeitsweisen und auch der aufbauorganisatorischen Strukturen. Prozesse können z. B. in andere Organisationseinheiten verlagert werden. Abläufe werden verändert, indem z. B. auf Aktivitäten oder Teilprozesse verzichtet wird oder Aktivitäten parallel statt bisher sequenziell ausgeführt werden.

Prozesse können mithilfe moderner Technologien weiter digitalisiert oder gar (teil-)automatisiert werden. Um für diese Veränderungen von Beginn an Akzeptanz und Beteiligung in möglichst allen Bereichen und auf allen Ebenen zu fördern, empfiehlt sich die Begleitung des Vorhabens „Einführung von Prozessmanagement“ durch ein Veränderungsmanagement. Dieses unterstützt das Projekt mit zielgerichteten und adressatengerechten Informations- und Kommunikationsformaten und entlastet damit auch die Führungskräfte.

Risiko/Bildquelle: BMI

Mit der Einführung eines übergreifenden Prozessmanagements bewegen sich Behörden – auch wenn sie über wertvolle Erfahrungen in den Fachbereichen, insbesondere zur Prozessoptimierung verfügen – in für sie eher ungewohnte Betätigungsfelder. Es ist daher ein wichtiger Erfolgsfaktor, dass genügend Zeit und Personal mit entsprechenden Qualifikationen für die Bewältigung dieser Aufgabe zur Verfügung stehen. Die Beschäftigten brauchen Zeit zum Lernen und um sich mit anderen über Erfahrungen auszutauschen. Erst wenn die Organisation bereit ist, diese Investitionen zu tätigen, kann Prozessmanagement die gewünschten Effekte erzielen.

Fußnote

[4] KGSt-Bericht 4/2011, S.9, Abruf: 20.09.2021
[5] vgl. BMI zum E-Government-Gesetz, Abruf: 20.09.2021
[6] PDF zum Regierungsprogramms „Digitale Verwaltung 2020“.
[7] Das Programm Dienstekonsolidierung entwickelt als Handlungsstrang 3 der IT-Konsolidierung Bund bis 2025 für gleichartige Anwendungsfälle einheitliche, leistungsstarke und sichere IT-Lösungen für den Bund. Sie sollen in Zukunft rund 200 Bundesbehörden zur Verfügung stehen und nicht nur die IT-Landschaft vereinheitlichen und modernisieren, sondern auch Arbeitsprozesse digitalisieren und verändern, siehe: BMI zur IT-Konsolidierung des Bundes, Abruf: 20.09.2021
[8] Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen(Onlinezugangsgesetz, OZG), siehe: BMI zum Onlinezugangsgesetz, Abruf: 20.09.2021
[9] siehe BMI zum Informationsfreiheitsgesetz (IFG), Abruf: 20.09.2021

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