3.3.4.1 Rollenkonzept im Prozessmanagement
Typ:
Artikel
, Schwerpunktthema:
Einführung
| Kapitel im Orghandbuch | 3.3 Prozessmanagement |
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| Titel des Praxisbeispiels | Rollenkonzept im Prozessmanagement |
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| Behörde / Organisation | Sicherheitsbehörde |
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| Kontakt | |
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Vorbemerkung: Das Prozessmanagement der Behörde ist dezentral organisiert. Das bedeutet: Das Organisationsreferat nimmt die zentrale Steuerung und Koordination wahr, die Fachabteilungen / Fachbereiche sind für die Dokumentation, Optimierung und Umsetzung ihrer Prozesse verantwortlich.
Die Fachbereiche beschreiben, analysieren, optimieren und digitalisieren eigenständig die von Ihnen zu verantwortenden und auszuführenden (Teil)Prozesse. Dabei werden sie von einem ausgebildeten Prozessmanager oder einer Prozessmanagerin im Fachbereich unterstützt. Die Verantwortung für das Geschäftsprozessmanagement für den jeweiligen Prozess liegt bei einem oder einer Prozessverantwortlichen. Bei Kernprozessen ist dies die Fachbereichsleitung. Bei Führungs- und Supportprozessen kann dies auch eine Referats- oder Abteilungsleitung sein. Für das Prozessergebnis – also die eigentliche Leistungserbringung - bleibt die jeweilige Abteilungsleitung verantwortlich.
Daneben gibt die zentrale Steuerung und Koordination im Organisationsreferat die Methoden und Regelungen vor, um eine Einheitlichkeit sicherzustellen. Sie betreibt das strategische Prozessmanagement und koordiniert, überwacht und steuert prozessübergreifend alle Aktivitäten und ist ausführendes Organ für die Behördenleitung.
Nachfolgend sind die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der verschiedenen Rollen im Detail dargestellt:
| Rolle | Aufgaben | Kompetenzen | Verantwortung |
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Behördenleitung
Vizepräsident, trägt die Gesamtverantwortung | - leitet die Prozessmanagement-
strategie aus der Behördenstrategie ab; - setzt und überwacht Ziele;
- macht Prozessmanagement zum Top-Thema;
- unterstützt und treibt die Implementierung aktiv voran.
| - entscheidet über Regelungen und Vorgaben;
- besitzt Weisungsbefugnis ggü. Beteiligten am System;
- kann Budget und Ressourcen bereitstellen.
| - verantwortlich für die Verankerung des GPMs in der Behörde inkl. des dafür notwendigen Veränderungsprozesses;
- trägt die Verantwortung für das System;
- ist zielverantwortlich.
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Prozessverantwortliche/r
Verantwortlich für einen oder mehrere bestimmte end-to-end Prozesse | - initiiert und überwacht den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu seinem /ihrem eigenen Prozess;
- überwacht Prozessleistung (Prozesscontrolling);
- koordiniert Schnittstellen.
| - Entscheidungskompetenz innerhalb des verantworteten Prozesses;
- stellt Status über Aktivitäten zusammen.
| - ist verantwortlich für die kontinuierliche Verbesserung seines /ihres Prozesses;
- ist verantwortlich für die Prozessleistung
(Prozesscontrolling).
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Prozessmanager/in
Koordiniert operative GPM-Aktivitäten für einen bestimmten end-to-end Prozess; ausführendes Organ für den Prozessverantwortlichen | - arbeitet dem Prozessverantwortlichen zu;
- modelliert Prozesse;
- führt Prozessoptimierungsprojekte durch;
- führt operativ das Prozesscontrolling aus;
- ist Ansprechpartner für das Organisationsreferat.
| - schlägt Optimierungsaktivitäten für den verantworteten Prozess vor;
- initiiert und koordiniert GPM-Aktivitäten für den Prozess.
| - ist verantwortlich für die Aktualität der Prozessbeschreibung;
- ist verantwortlich für die kontinuierliche Überwachung der Prozessleistung;
- ist verantwortlich für die Durchführung einer kontinuierlichen Verbesserung des Prozesses.
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Referatsleiter/in
Verantwortlich für einen oder mehrere (Teil-) Prozesse | - leitet die am (Teil-) Prozess beteiligten Mitarbeiter fachlich und disziplinarisch;
- bestimmt die (Teil-) Prozessleistung;
- steuert die benötigten Ressourcen;
- Identifiziert Optimierungspotentiale/
-bedarf; - Setzt Änderungen am (Teil-)prozess um, inkl. Change-Maßnahmen.
| - hat fachliche und disziplinarische Weisungsbefugnis;
- hat Mitbestimmungsrecht zu Änderungen im Ablauf;
- ist Experte des zu verantwortenden (Teil-)Prozesses.
| - ist verantwortlich für die Erbringung der definierten Teilprozessleistung / der Funktion;
- ist verantwortlich für das Ergebnis seines eigenen Teilprozesses/ der Funktion;
- ist verantwortlich für den Ressourceneinsatz und die Einhaltung von gesetzlichen oder regulatorischen Vorgaben.
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Prozessbeteiligte/r
Führt einen oder mehrere (Teil-)Prozesse aus | - führt die Aktivitäten eines (Teil-Prozesses aus;
- macht Vorschläge zur Optimierung von Aktivitäten und wirkt bei deren Umsetzung mit.
| - ist Experte für eine oder mehrere Aktivitäten eines (Teil-)Prozesses
| - ist verantwortlich für die korrekte (sachlich/zeitlich) Erfüllung einzelner Aktivitäten eines (Teil-)Prozesses
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Abteilungsleiter/in
Verantwortlich für das Prozessergebnis der in seiner Abteilung zu erbringenden Leistungen | - überwacht fortwährend Prozessergebnisse.
| - Stellt Ressourcen und Budget für die Leistungserbringung sowie das operative GPM zur Verfügung.
| - Ist verantwortlich für die Leistungserbringung / das Prozessergebnis;
- Verantwortet die Kennzahlen aus dem strategischen Controlling.
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Zentrale Steuerung und Koordination
Organisationsreferat,
Koordiniert und steuert GPM-Aktivitäten über alle Prozesse; ausführendes Organ für den CPO; Ansprechpartner für Prozessverantwortliche
und Prozessmanager | - arbeitet dem Mitglied der Leitung (CPO) zu;
- entwickelt Standards/ Konventionen/
Methoden; - koordiniert die Gesamtheit aller GPM-Aktivitäten in der Behörde;
- unterstützt methodisch;
- pflegt die Landkarte;
- schult Prozessmanager;
- administriert das GPM-Tool aus fachlicher Sicht;
- führt die QS von Prozessbeschreibungen durch.
| - schlägt Regelungen und Vorgaben vor;
- initiiert und koordiniert prozessübergreifende Aktivitäten.
| - ist zuständig für ein einheitliches Vorgehen;
- ist verantwortlich für das Berichtswesen an den CPO;
- ist verantwortlich für die kontinuierliche Verbesserung des Systems;
- ist verantwortlich für die Ausbildung aller Beteiligten.
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