3.3.4.4 Praxisbeispiel BAV
Artikel Einführung
| Kapitel im Orghandbuch | 3.3 Prozessmanagement |
|---|---|
| Titel des Praxisbeispiels | Kriterien zur Aufgabenauswahl im Kontext der ARIS Prozessmodellierung |
| Behörde / Organisation | Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen (BAV) |
| Kontakt |
Grundlage ist die PBE Fortschreibung V01 auf Teilprozessebene.
| Lfd. Nr. | Kriterium | Begründung | Gewichtung (Summe = 100) | Skala 0 - 4 Erläuterung / Hinweis zur Abstufung | |
|---|---|---|---|---|---|
Optimierung | 1. | Kernaufgabe mit zwingender Wahrnehmung ab 01.01.2021 | Gesetzliche Verpflichtung; Öffentlichkeitswirksam; Kriterium für Erfolg der Reform Bundes-Fernstraßen-Verwaltung | 20 | |
| 2. | VZÄ-Bindung | Durch hohe VZÄ Bindung sind die Auswirkungen GPO am stärksten. Betrifft der Prozess viele VZÄ (lt. PBE 2022), können schon wenige Änderungen am Prozess merkliche Auswirkungen für den Personalbedarf oder auf den Ressourceneinsatz haben. | 15 | VZÄ Bindung: < 2 VZÄ = 0 2,1 - 4 VZÄ = 1 4,1 - 10 VZÄ = 2 10,1 - 20 VZÄ = 3 > 20 VZÄ = 4 | |
| 3. | Komplexität der Aufgabe | z.B. viele Schnittstellen | 5 | 0 = geringste Komplexität 2 = mittlere Komplexität 4 = höchste Komplexität | |
| 4. | Prozesse mit Zeit- oder Kostenvorgaben | Sind Zeit- oder Kostenvorgaben einzuhalten, kann eine Prozessoptimierung besonders sinnvoll sein. | 5 | 0 = keine Vorgaben 4 = strikte Vorgaben | |
| 5. | Prozesse mit besonderer Außenwirkung (Outcome) oder Kostenintensität | ARIS Modellierung gewährleistet eine standardisierte und harmonisierte Aufgabenerledigung an mehreren Standorten | 15 | 0 = trifft nicht zu 2 = trifft teilweise zu 4 = trifft voll zu | |
| Harmonisierung | 6. | Aufgabenwahrnehmung an mehreren Standorten | ARIS Modellierung gewährleistet eine standardisierte und harmonisierte Aufgabenerledigung an mehreren Standorten | 5 | 1 = an einem Standort 2 = an zwei Standorten 3 = an drei Standorten 4 = an vier Standorten |
| 7. | Anzahl der Beschäftigten, die am Prozess beteiligt sind | Wenn viele Beschäftigte den Prozess ausführen, dient die Modellierung der Harmonisierung, z.B. Zeiterfassung, Urlaubsantrag stellen | 10 | ||
| 8. | Erforderlichkeit der Rechtssicherheit | Prozesse, die rechtssicher verlaufen müssen bzw. deren Ergebnis rechtlich anfechtbar sein kann, sollten standardisiert werden, um Formfehler zu vermeiden. Dies gilt auch für selten vorkommende Prozesse (z.B. HH-Anmeldungen) | 10 | 0 = keine Vorgaben 4 = strikte Vorgaben | |
| 9. | Neue oder zu digitalisierende Aufgabe | Modellierung visualisiert die geplante Vorgehensweise (insbesondere notwendig für Softwareentwicklung (z.B. E-Akte, DMS) | 15 | 0 = keine Digitalisierung möglich/vorgesehen 2 = Digitalisierung möglich 4 = Digitalisierung angestrebt | |
| 100 | |||||
