Besprechung
Artikel Methoden und Techniken
| Bezeichnung der Methode bzw. Technik | Besprechungen / Meetings |
|---|---|
| Kategorie (Zweck) | Moderieren, Präsentieren, Visualisieren |
| Anwendungsbereiche | Besprechungen Workshops |
| Kurzbeschreibung | Eine feste Besprechungskultur prägt den kollegialen und effizienten Umgang während Besprechungen. Mithilfe verschiedener Verhaltensweisen und Regeln werden Besprechungen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst sinnvoll und optimal geplant und durchgeführt. Ziel ist es, Frustration durch vermeidbare „Zeitverschwendung“ zu verhindern. |
| Voraussetzungen / Rahmenbedingungen / Grundlagen | Die erstellten Regeln müssen von allen eingehalten werden. |
| Grobe Einschätzung des Zeit- und Personalaufwandes | Abhängig von der Dauer und der Bedeutung des Meetings; abhängig von der jeweiligen Meeting-Methode |
| Vorteile / Stärken der Methode / Technik | Meetings werden produktiver, abwechslungsreicher und lebendiger |
| Risiken, Stolperfallen, „darauf sollten Sie achten“ | keine Agenda/ kein zeitlicher Rahmen ersichtlich keine Moderation erkennbar keine Protokollführung geklärt Ziel der Besprechung nicht ersichtlich Format nicht ersichtlich |
| Arbeitshilfen | Checklisten und Vorschläge |
| Weiterführende Medien und Quellen | https://toolbox.hyperisland.com/idoarrt-meeting-design https://karrierebibel.de/meeting-tipps/ |
Überblick und Definition
Die Kommunikation innerhalb bestehender Organisationsstrukturen ist für alle Beteiligten eine Herausforderung. Der Grat zwischen zu viel und zu wenig Kommunikation ist häufig schmal. Jede Organisationseinheit muss einen eigenen Umgang dafür finden. Mit der Etablierung einer festen Besprechungskultur, welche auf den folgenden Grundregeln aufbaut, können Besprechungen effizient gestaltet werden.
Feste Leitlinien für effiziente Besprechungen
Für eine effiziente Besprechungskultur sind grundsätzliche Leitlinien festzulegen und zu dokumentieren. Eine möglichst großflächige Beteiligung bei der Entwicklung dieser Leitlinien fördert die Akzeptanz. Die Leitlinien sollten folgende wesentliche Inhalte haben:
- Welche regelmäßigen Besprechungen soll es geben und in welchem Turnus sollen sie durchgeführt werden?
- Was ist das Ziel jeder Besprechung?
Aufbauend auf dieser Frage:
- Festlegung eines „Besprechungsknigge“ (respektvoller Umgang miteinander, andere Ausreden lassen, Offenheit für die Meinung der anderen, Chatham House Rule – Informationen nur ohne Personen oder Organisationsbezug teilen, etc.)
- Kein Meeting ohne vorher festgelegte Agenda, Moderation und Protokollführung
- Bei wiederkehrenden Meetings sollte die Form der Protokolle standardisiert sein
- Bei wiederkehrenden Meetings sollte vorab geklärt werden, wie die wichtigsten Informationen für zugriffsberechtigte Personen übersichtlich und transparent abgespeichert werden, z. B. in einem Wiki
- Festlegung einer Entscheidungsfindungsmethodik, um Entscheidungen ohne lange Diskussionen treffen zu können.
Vorbereitung
Eine gut vorbereitete Besprechung sorgt bei allen Beteiligten für Planungssicherheit und Struktur, um die knapp bemessene tägliche Arbeitszeit so effizient wie möglich zu nutzen.
Die Vorbereitung einer Besprechung beinhaltet den organisatorischen Teil:
| Ziel klären | Sollen beispielsweise neue Informationen erarbeitet werden oder wird lediglich ein kurzer Sachstand abgefragt? Erst wenn das Ziel geklärt ist, können das Format, der Personenkreis und auch der Zeitraum konkret angegeben werden. |
| Format festlegen | Klärung, ob Besprechung virtuell oder in Präsenz stattfinden soll; Klärung, welches Format sich eignet: Jour-Fixe / Daily / Weekly, insbesondere zur Informations- und Wissensweitergabe oder aber Nutzung eines Workshop-formates. Ein Workshop eignet sich beispielsweise nur dann, wenn konkret etwas erarbeitet wird und die Ergebnisse auch wirklich weiterverwendet werden. Die weitere Nutzung sollte den Workshopteilnehmenden dabei transparent mitgeteilt werden. |
| Teilnehmendenkreis festlegen | Grundregel: „So klein wie möglich, so groß wie nötig“. Es sind nur Personen einzuladen, welche unmittelbar mit dem Thema in Berührung kommen oder Fachkräfte und Entscheidungsträger/innen zu einzelnen TOP sind. Durch eine Ergebnisdokumentation kann im Nachgang ein erweiterter Personenkreis informiert werden, der nur „am Rande“ von den besprochenen Themen betroffen ist. |
| Agenda erstellen | mit den wesentlichen Themen und dem Ziel. Eine Agenda unterstützt alle Teilnehmenden, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und den zeitlichen Ablauf im Blick zu behalten. |
| Einladungen versenden | Um allen Beteiligten genügend Vorbereitungszeit zu geben, sind Besprechungseinladungen rechtzeitig zu versenden. Inhalt der Einladung sind neben Ort, Dauer und Uhrzeit auch die Besprechungsinhalte. Im Normalfall sollten die Agenda oder eine Verlinkung zur Agenda Bestandteil der Einladung sein. |
| Zeitrahmen / Dauer festlegen | Diese sind so anzulegen, dass eine Zeit von zwei bis max. drei Stunden nicht überschritten wird, um die Konzentration bei Teilnehmenden zu gewährleisten. Nach spätestens 1,5 Stunden ist daher auch eine kurze Pause einzuplanen. Übersteigt die Anzahl der zu besprechenden Themen den empfohlenen Zeitumfang, sollte über eine Aufteilung nachgedacht werden. |
| Moderation bestimmen | Sofern die Person der Besprechungsorganisation nicht als Moderation fungiert, so ist diese möglichst vorab festzulegen. Die Moderation hat dann ausreichend Vorbereitungszeit und kann strukturiert durch die Besprechung führen. Die Moderation sollte unabhängig von einer Hierarchie festgelegt werden. |
| Art der Protokollführung / Ergebnisdokumentation festlegen | Auch die Protokollführung ist im Vorfeld zu bestimmen. Diese Person sollte nach Möglichkeit keinen geplanten, federführenden Beitrag haben, um nicht von der Protokollführung abgelenkt zu werden. |
Tabelle 1: Organisatorisches zur Vorbereitung einer Besprechung
Durchführung
Quelle: eigene Darstellung (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)
Abbildung 1: wichtige Schritte bei Durchführung einer Besprechung bzw. eines Meetings
Erwartungshaltung klären
Zu Beginn einer Besprechung sollte die Erwartungshaltung der Teilnehmenden an die Ergebnisse des Meetings geklärt sein. Beispielsweise kann die Moderation zu Beginn auf die nächsten Schritte hinweisen, wie mit den Ergebnissen weitergearbeitet wird.
Zeitansätze und Zeitrahmen einhalten
Es ist Aufgabe der Moderation, auf die Einhaltung der Zeitansätze zu achten und im Bedarfsfall zum Thema zurückzuführen. Wichtig ist, dass der Moderation diese Aufgabe offiziell zugesprochen wird, um dieser Rolle auch gegenüber Führungskräften gerecht zu werden.
Um den geplanten Zeitrahmen einzuhalten, kann es auch nötig sein, dass die Moderation die Wortbeiträge der Teilnehmenden unterbricht. Die weiteren Ausführungen können bspw. schriftlich ergänzt oder an einer anderen Stelle weiter besprochen werden.
Der sorgfältig gewählte Zeitrahmen sorgt für ausreichend Raum, sich den Themen sachbezogen zu widmen. Zudem ist es für alle beteiligten Personen wichtig, nicht ausschweifend zu reden und sich bestmöglich auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren. Zur Aufgabe der Moderation gehört auch, die Schwerpunkte der Agenda einzuhalten.
Agenda als Ablaufplan einhalten
Die Agenda ist für alle Teilnehmenden gut sichtbar und visuell aufzubereiten. Nur so dient diese während der Besprechung als Orientierung und Leitfaden für das Gespräch. Die Agenda ist als Ablaufplan unbedingt einzuhalten. So wird sichergestellt, dass die Besprechung zielführend verläuft und die Gruppe nicht vom Thema abschweift.
Aktive Teilnahme aller sicherstellen
Wichtigstes Ziel einer jeden Besprechung sind positive Ergebnisse. Daher ist eine aktive und respektvolle Teilnahme aller Beteiligten nötig. Um eine konzentrierte Atmosphäre zu schaffen, sind Handys, Smartphones und andere elektronische Geräte, die zur Besprechung nicht benötigt werden, am besten auszuschalten oder/und sollten nicht auf dem Tisch liegen.
Die Moderation sollte die Beteiligung dahingehend fördern und beispielsweise auch passiv wirkende Teilnehmende nach ihrer Meinung fragen, sofern dies angebracht ist. Diskussionsfreudige und zurückhaltende Menschen gleichermaßen in eine Besprechung zu integrieren, liegt dabei im Verantwortungsbereich der Moderation.
Sollte während der Besprechung die Konzentration der Teilnehmenden spürbar nachlassen, kann die Moderation durch kleine Aktivierungsübungen die aktive Beteiligung anstoßen und fördern. (vgl. DIT Toolbox)
Wesentliche Ergebnisse zusammenfassen
Je nach Format der Besprechung sollte die Moderation zum Schluss der Besprechung die wesentlichen Ergebnisse, Verantwortlichkeiten, Termine und Maßnahmen noch einmal kurz für alle zusammenfassen. So wird sichergestellt, dass alle ein einheitliches Verständnis haben und Missverständnisse direkt erkannt und korrigiert werden können.
Nachbereitung
Das Protokoll sollte möglichst schnell nach der Besprechung versandt werden. Es sollte maximal eine Woche vergehen, ein Versand eines Protokolls unmittelbar vor einer anschließenden Besprechung unbedingt vermieden werden. Des weiteren ist es ratsam, den Teilnehmenden zunächst einen Protokollentwurf zukommen zu lassen, um diesen ggf. zu kommentieren. Hierfür eignen sich insbesondere zentrale Ablagesysteme, so dass alle Teilnehmenden zeitunabhängig darauf zugreifen können, Kommentierungen und Änderungsvorschläge mitprotokolliert werden und somit entsprechende Transparenz hergestellt wird. Auch die konsolidierte, abschließende Protokollfassung könnte dort bereitgestellt werden.
Besprochene Aufgaben übersichtlich in einer Aufgabenliste / To-Do Liste, oder einer Aufgabenübersicht darstellen: Dies erhöht die Transparenz und erleichtert das Erledigen der Aufgaben. Zuständigkeiten und gegebenenfalls vereinbarte Fristen sind entsprechend zu hinterlegen.
Tipp: Markieren Sie bereits in der Agenda ob es sich um eine Information, eine Entscheidung oder eine Aufgabe handelt.
Tipps zur Organisation und Durchführung (virtueller) Meetings
In (virtuellen) Besprechungen kann vieles schief gehen. Mit der Berücksichtigung ein paar weniger Grundlagen kann man dem jedoch gezielt entgegenwirken. Die folgenden Punkte geben Beispiele, deren Umsetzung eine erfolgreiche Besprechung unterstützen kann:
- Begrenzen Sie die ANZAHL DER TEILNEHMENDEN. Insbesondere in virtuellen Besprechungen ist weniger oft mehr.
- Sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass alle Teilnehmenden mit einer vergleichbaren Vorstellung von ANLASS UND ZIEL DES MEETINGS in die Besprechung gehen und ihren individuellen Beitrag abschätzen können.
- Gehen Sie bei der Einladung auf UNTERSCHIEDLICHE TEILNAHMEMÖGLICHKEITEN ein und weisen Sie auf mögliche (technische) Einschränkungen in Abhängigkeit zur gewählten Einwahloption hin.
- Bieten Sie bei virtuellen Besprechungen Ihre UNTERSTÜTZUNG BEI DER EINWAHL in die Besprechung an.
- Führen Sie zu Beginn des (virtuellen) Meetings einen TON-CHECK mit allen Teilnehmenden durch. Sofern nötig, geben Sie den Teilnehmenden bei dieser Gelegenheit die Möglichkeit, sich einander vorzustellen.
- Legen Sie vorab eine strukturierte AGENDA für die Besprechung fest und stellen Sie diese zur Eröffnung des Meetings kurz vor.
- Gewährleisten Sie eine MODERATION, die durch die Besprechung führt und den Teilnehmenden das Wort erteilt.
- Definieren Sie GRUNDREGELN DER GEGENSEITIGEN RÜCKSICHTNAHME, um einen produktiven und wertschätzenden Umgang miteinander sicherzustellen.
- Melden sich mehrere Teilnehmende zu Wort, legen Sie eine REDEREIHENFOLGE fest.
- Ergeben sich aus einem Punkt weitere zu klärende Fragen oder Abhängigkeiten zu verbundenen Themen, richten Sie einen Fragen- bzw. THEMENPARKPLATZ ein. Hier können offene Punkte platziert werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu besprechen. So gehen wichtige, neu aufkommende Punkte nicht verloren und der aktuelle Gesprächsfokus bleibt erhalten.
- Fassen Sie zum Ende des Meetings die wichtigsten ERGEBNISSE kurz zusammen und geben Sie einen Ausblick auf die nächsten Schritte und/oder auf das nächste Treffen.
- Ergeben sich AUFGABEN ODER AUFTRÄGE aus dem Meeting, stellen Sie sicher, dass Inhalte, Verantwortlichkeiten und ggf. Fristen möglichst klar definiert sind und für jede/n nachvollziehbar festgehalten werden.
Weitere Tipps für eine effiziente Besprechung
- Wie wäre es einmal mit einer Besprechung im Stehen? Durch die eher ungemütliche Situation werden alle Teilnehmenden selbst dafür sorgen, dass es nicht zu unnötigen Ausschweifungen kommt und sich die Besprechung auf das Wesentliche konzentriert.
- Um den zeitlichen Fokus zu behalten und die für das Meeting vorgegebene Zeit einzuhalten, kann es zudem hilfreich sein, eine Person als Zeitwächter zu bestimmen.
- Ebenso entscheidend wie der Ort für eine Besprechung ist der Zeitpunkt. Darum sollte der Zeitpunkt mit Bedacht gewählt werden.
Weitere Tipps und Hinweise:
- Prüfung möglicher Besprechungsformate wie Lean Coffee, Workshop, Barcamp etc.
- Prüfung möglicher für Entscheidungsfindung im Team wie bspw. Konsent-Methode
- Führen eines Protokolls
- Aufstellen einer Agenda, u. a. Nutzung der Workshop Besprechungs- Canvas
- Nachbereitung im Rahmen von Lessons Learned
- Übersichtliche Aufgabenliste zur Rolle der Moderation (siehe auch Workshop)
- Übersicht zu möglichen Zielen einer Besprechung
Risiken, Stolperfallen etc.
Vermeiden Sie die folgenden Stolperfallen, die zu einem nicht zu unterschätzenden Risiko für die Besprechung bzw. das Meeting werden können:
- keine Agenda/ kein zeitlicher Rahmen ersichtlich
- keine Moderation erkennbar
- keine Protokollführung geklärt
- Ziel der Besprechung nicht ersichtlich
- Format nicht ersichtlich
Quellen- und Literaturverzeichnis
https://www.claudiathonet.de/agile-meetings/
https://wiegandswarte.de/2020/12/10/das-besprechungschaos-teil-1/
https://wiegandswarte.de/2022/03/24/fuehrungsverhalten-im-zeitalter-der-digitalisierung/
https://www.standfest-enterprise.at/zehn-prinzipien-fuer-eine-effiziente-besprechungskultur/
https://organisationsberatung.net/agile-methoden/
https://verwaltungsrebellen.de/agile-besprechungsmethoden/
https://meetup-buch.de/material.html
