SMART-Regel / SMART-Methode
Artikel Methoden und Techniken
| Bezeichnung der Methode bzw. Technik | SMART-Regel / SMART-Methode |
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| Kategorie (Zweck) | Eine oder mehrere der Kategorien, siehe https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/OrganisationshandbuchNeu/... |
| Anwendungsbereiche | Strategieentwicklung, Projektmanagement; generelle Zielformulierung |
| Kurzbeschreibung | Die SMART-Regel ist eine Methode, mit deren Hilfe sich Ziele auf ihre klare und konkrete Formulierung hin überprüfen lassen. Die Ziele müssen Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert sein. |
| Voraussetzungen / Rahmenbedingungen / Grundlagen | Es muss mindestens ein Ziel formuliert sein, welches dann mithilfe der SMART-Regel überprüft werden soll. Ein fundiertes Fachwissen o.ä. ist nicht erforderlich. |
| Grobe Einschätzung des Zeit- und Personalaufwandes | Die Methode kann in kürzester Zeit von deiner Einzelperson angewandt werden. |
| Vorteile / Stärken der Methode | Geringer (Zeit)Aufwand, konkrete Ziele als Ergebnis. |
| Stolperfallen „Darauf sollten Sie achten“ | Die jeweiligen Kriterien müssen richtig verstanden und interpretiert werden, um eine korrekte Anwendung sicherzustellen. |
| Weiterführende Medien und Quellen |
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Einführung und Definition
Die SMART-Regel (auch SMART-Methode oder SMART-Formel genannt) ist eine Methode, mit deren Hilfe Beschäftigte in Unternehmen, Organisationen und Behörden sich gesetzte Ziele (z. B. Projektziele oder Zielvereinbarungen) auf ihre klare und konkrete Formulierung hin überprüfen lassen. Ursprünglich erfunden wurde diese Methode von Peter Drucker, einem Managementforscher und Unternehmensberater aus den USA.[1] Der Begriff „SMART“ (englisch für „clever“) ist hier ein Akronym und steht für Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert. Die Bedeutung dieser Kriterien wird im folgenden Kapitel erläutert.
In Internet und Literatur finden sich verschiedene Definitionen mit unterschiedlichen Auslegungen der einzelnen Buchstaben. Beispielsweise kann das „A“ auch als „aktiv beeinflussbar“, „anspruchsvoll“ oder „akzeptiert“ und das „R“ als „realisierbar“ oder „relevant“ ausgelegt werden[2] .
Anwendung
Gute Ziele sollten konkret, machbar und messbar definiert werden, um möglichst keinen Interpretationsspielraum zu lassen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen die Ziele nach dieser Methode „smart“ sein. Dafür ist es erforderlich, dass diese den folgenden fünf Kriterien entsprechen:
- Das Ziel muss spezifisch sein. Dass bedeutet, es muss klar und einfach verständlich formuliert sein, was erreicht werden bzw. sich verändern soll.
- Die Zielerreichung muss messbar sein. Abhängig vom Ziel können hierfür beispielsweise quantitative Faktoren wie Kennzahlen, oder qualitative Faktoren wie Zufriedenheit herangezogen werden.
- Nur wenn Ziele auch attraktiv sind, werden diese von den betroffenen Beschäftigten angenommen. Es muss daher ersichtlich sein, welchen konkreten Nutzen diese aus der Zielerreichung ziehen können. Hierbei ist es vorteilhaft, die Ziele positiv zu formulieren und gemeinsam mit den betroffenen Beschäftigten zu entwickeln umso die Attraktivität und Akzeptanz zu erhöhen.
- Nur realistische Ziele können auch erreicht werden. Ziele dürfen durchaus ambitioniert formuliert werden, müssen für die Organisation oder Behörde aber auch tatsächlich erreichbar sein. Unrealistische Ziele hingegen werden mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht erreicht und können sich zudem demotivierend auf die Beschäftigten auswirken, da diese das Gefühl haben, dass ihre Anstrengungen vergebens sein werden.
- Das Ziel muss letztendlich auch terminiert sein. Für das Ziel muss ein konkreter Zeitpunkt festgelegt sein, an welchem gemessen werden kann, ob der gewünschte Soll-Zustand er-reicht wurde oder nicht. Auch beispielsweise für eine mögliche Projektplanung, wäre dieser Zeitpunkt unabdingbar, um bei einer drohenden Zielverfehlung entsprechend nachsteuern zu können.
Entspricht ein Ziel auch nur einem dieser Kriterien nicht, so ist dieses nicht „smart“ nach der SMART-Regel.
Stärken und Schwächen
Stärke: Die SMART-Regel kann ohne großes Vor- oder Fachwissen von Führungskräften und Beschäftigten schnell erlernt und angewendet werden. Sie dient dabei als Schablone für eine gute und richtige Formulierung von Zielen.
Schwäche: Die SMART-Regel setzt im Grunde nur einen Mindeststandard für die Anforderungen an die jeweiligen Ziele und findet dort auch ihre Grenzen: Die Erfüllung der SMART-Regel führt nicht automatisch zum bestmöglichen Ergebnis. Je nach Vorhaben müssen die Ziele daher entsprechend inhaltlich bearbeitet werden, um den optimalen Soll-Zustand zu beschreiben.
mögliche „Stolperfallen“
Mögliche Stolperfallen bei der Anwendung der SMART-Regel umfassen u.a. die unterschiedliche Auslegung der Kriterien. Da es sich bei der SMART-Regel nicht um einen festgeschriebenen Standard handelt, werden diese oft ungleich beschrieben.
Auch unterliegen die fünf Kriterien in Teilen dem subjektiven Empfinden der Führungskräfte und Beschäftigten. Beispielsweise kann der Konsens über was realistisch und was unrealistisch ist stark auseinanderfallen. Auch bei der Spezifität der formulierten Ziele können Formulierungen für eine Person klar und verständlich sein, für eine andere aber nicht.
Es gilt daher darauf zu achten, dass alle Beteiligten am Ende ein gemeinsames Verständnis für die einzelnen SMART-Kriterien der formulierten Ziele haben.
Darüber hinaus kommt es bei der Zieldefinition gelegentlich auch zur Verwechselung von Zielen mit Maßnahmen: Ziele und Maßnahmen sind getrennt zu betrachten. Ziel: Was soll erreicht werden? Maßnahme: Wie soll es erreicht werden?
Praxisbeispiele
Beispiel 1: „Die Qualität unserer Produkte muss steigen.“
- Spezifisch: Das Ziel ist zu unspezifisch, da nicht ersichtlich ist um welche Qualität bzw. um welches Produkt es sich handelt.
- Messbar: Es ist nicht klar, wie die Qualität gemessen werden soll.
- Attraktiv: Eine höhere Qualität der Arbeitsergebnisse ist durchaus im Interesse der Belegschaft.
- Realistisch: Eine Steigerung der Qualität wird in diesem Beispiel als realistisch angenommen.
- Terminiert: Das Ziel ist nicht terminiert, es fehlt ein konkreter Zeitraum oder Zeitpunkt an dem das Ziel erreicht werden soll.
Ergebnis: Das Ziel ist nicht „smart“.
Man könnte das Ziel wie folgt umformulieren, damit es den SMART-Kriterien entspricht: „Die Widerspruchsquote der BAföG-Bescheide soll bis zum Jahresende auf unter 10% sinken.“ Somit ist konkret und spezifisch beschrieben, dass es sich um das Produkt „BAföG“ handelt. Die Widerspruchsquote stellt zudem einen messbaren Indikator für die Qualität der Leistung dar. Das Ziel sieht eine Zielerreichung bis zum Jahressende vor und wäre somit auch terminiert. Die Anforderungen an die SMART-Regel wären somit erfüllt.
Beispiel 2: „Das Projektteam hat das Ziel, den Personalbedarf für den Bereich der Beihilfebearbeitung der Verwaltungsbehörde im Zeitraum vom 01.06.-31.12.2022 zu erheben.“
- Spezifisch: Es ist konkret benannt und beschrieben, wer das Projekt durchführen, wo dieses stattfinden und was genau gemacht werden soll.
- Messbar: Der Personalbedarf stellt eine messbare Anzahl an Personen dar.
- Attraktiv: Das Ziel ist für Führungskräfte und Beschäftigte attraktiv, da sich mit der Erhebung Stellenforderungen fundiert begründen und nachweisen lassen.
- Realistisch: Basierend auf der Erfahrung der Projektteams ist eine Personalbedarfsermittlung in einem Zeitraum von 6 Monaten realisierbar.
- Terminiert: Der Zeitraum, in welchem das Projekt durchgeführt werden soll, ist klar benannt.
Ergebnis: Das Ziel entspricht allen Anforderungen an die SMART-Regel.
Quellen- und Literaturverzeichnis
| WEKA: Ziele formulieren: Mit der SMART-Formel klare Ziele formulieren, zuletzt aufgerufen am 19.11.2021. |
| Heinrich Böll Stiftung: SMART-Ziele, zuletzt aufgerufen am 19.11.2021. |
| Peter F. Drucker: People and Performance: The Best of Peter Drucker on Management. Harper’s College Press, New York 1977, ISBN 0-434-90400-7. |
| REFA Consulting: SMART-Regel, zuletzt aufgerufen am 19.11.2021. |
| Vgl. André Tegtmeier: Aufgaben und Instrumente des Beteiligungsmanagements, 2021, Erschienen in: Praxisleitfaden Kommunales Beteiligungsmanagement, ISBN 978-3-658-34242-5. |
| Arctic Project Lapland AB: Wie funktioniert die SMART-Formel? zuletzt aufgerufen am 25.11.2021. |
Fußnote
[1] Peter F. Drucker: People and Performance: The Best of Peter Drucker on Management. Harper’s College Press, 1977, ISBN 0-434-90400-7.
[2] Vgl. André Tegtmeier: Aufgaben und Instrumente des Beteiligungsmanagements, 2021, Erschienen in: Praxisleitfaden Kommunales Beteiligungsmanagement, ISBN 978-3-658-34242-5 und Arctic Project Lapland AB, https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/methoden/projektziele/die-smart-formel/ zuletzt aufgerufen am 25.11.2021.
