Speziell für die öffentliche Verwaltung hat sich in der Bundesverwaltung seit 2009 eine eigene Projektmanagementmethode bewährt und etabliert: die "S-O-S-Methode© für Großprojekte".
Sie basiert auf 13 zentralen Erfolgsfaktoren für (Groß-)Projekte, die den Projekterfolg signifikant beeinflussen. Diese Faktoren lassen sich in die drei (namensgebenden) Aktionsfelder "Strategische Ausrichtung", "Organisatorisches Umfeld", "Systematische Vorgehen" kategorisieren.

Die S-O-S-Methode setzt grundsätzlich gute Kenntnisse im Projektmanagement sowie die Anwendung eines gängigen Projektmanagement-Modells (z. B. Wasserfall-Methode, Agiles Projektmanagement) voraus. Sie ersetzt keine der gängigen Projektmanagementmethoden oder -standards (wie IPMA[1] , OpenPM2[2] ,
PMBOK[3] , PRINCE2[4] ), sondern stellt eine sinnvolle Ergänzung dar. Schwerpunkte sind die Themen, die über das normale Projektmanagement hinausgehen und für das Großprojektmanagement von spezifischer Bedeutung sind. Ihr Fokus ist dabei besonders ausge-richtet auf die Anforderungen und Bedürfnisse in der öffentlichen Verwaltung: sie berücksichtigt z. B. spezielle Rechtsgrundlagen aus dem Vergabe- und Haushaltsrecht bei der Projektplanung und -durchführung oder legt besonderes Augenmerk auf Kommunikation und Kooperation aufgrund besonders ausgeprägter politischer Dimensionen.

Die Methode baut auf zwei zentralen Bausteinen auf: Projektmanagement-Modulen und Projekterfolgsfaktoren. Als Kernaufgabe der Projektleitung wird die Projektstatusermittlung angesehen, denn ein transparenter Projektüberblick, der zu jedem beliebigen Zeitpunkt möglich ist, stellt eine wichtige Voraussetzung für Risikominimierung und Budgeteinhaltung in einem Projekt dar.

Projektmanagement-Module: Projektmanagement von Großprojekten gliedert sich klassischerweise in verschiedene Aufgabenbereiche. Die S-O-S-Methode unterscheidet folgende wichtige Aufgaben- und Handlungsbereiche, die sie als "Projektmanagement-Module" bezeichnet:

1. Festlegung und Überprüfung der Projektrahmenbedingungen
2. Vergabe- und Vertragsmanagement
3. Festlegung und Überprüfung der Projektorganisation
4. Personalmanagement
5. Kommunikationsmanagement
6. Projektplanung und -controlling
7. Anforderungs- und Änderungsmanagement
8. Risikomanagement
9. Qualitätsmanagement

Die S-O-S-Methode betrachtet ein Projekt und das dazugehörige Projektmanagement von allen Seiten. Sie geht davon aus, dass die Projektleitung und das Projektteam durch gezielte Maßnahmen innerhalb dieser Module auf die drei S-O-S-Dimensionen (S = Strategische Ausrichtung, O = Organisatorisches Umfeld und S = Systematisches Vorgehen) einwirken und damit auch die Erfolgs-faktoren positiv beeinflussen.

Projekterfolgsfaktoren: Enormer Umfang, hohe Komplexität, zunehmende Vernetzung, vielfältige Abhängigkeiten und besondere (rechtliche) Rahmenbedingungen – das zeichnet Großprojekte in der öffentlichen Verwaltung aus. Die Projektpraxis hat gezeigt, dass es 13 Faktoren gibt, die in diesem Kontext von besonderer Bedeutung für den Projekterfolg sind:

_{Abb. Erfolgsfaktoren in der S-O-S-Methode©}

Diese 13 Erfolgsfaktoren dienen als Grundlage für die regelmäßige und systematische Überprüfung des Projektstatus durch die Projektleitung und werden entsprechend in den Werkzeugen der Methode behandelt.

Methoden, Tools und Vorlagen: Neben einem Methodenhandbuch umfasst die S-O-S-Methode einen Katalog von anpassbaren Vorlagen für die erfolgreiche Projektpraxis. Neben typischen Vorlagen (z. B. grober Projektplan, Statusbericht, Offene-Punkte-Liste) enthält die Sammlung auch Dokumente und Checklisten, die sich insbesondere an der hier beschriebenen S-O-S-Methode orientieren.

(Excelbasierte) Kernwerkzeuge der Methode:

• "Projektkompass": Er orientiert sich u. a. an Fragen zu den 13 Erfolgsfaktoren und ermöglicht einen schnellen Projektüberblick. Vor Beginn eines Projektvorhabens kann er dazu dienen, die Angemessenheit einer vorhandenen Projektplanung für ein komplexes Groß-projekt zu prüfen, während des laufenden Projekts unterstützt er z. B. bei der Durchführung von Projektaudits.
• "TalentManager": Die Leitung von Projekten, insbesondere Großprojekten, setzt entsprechende Kompetenzen und Eigenschaften an die Verantwortlichen voraus. Der TalentManager bietet die Möglichkeit, fehlende Kompetenzen und Eigenschaften aufzudecken, ins Bewusstsein zu rücken und passende Maßnahmen einzuleiten. Das Tool unterstützt dadurch besonders auch die Personen, eine Rolle als Projektleitung zu übernehmen, die bisher wenig oder keine ausreichenden fachlichen Kenntnisse und nur wenig Erfahrung mit Projektmanagement haben.

Alles rund um die Methode, das Handbuch, Vorlagen und Tools zum Lesen und zum Download finden sich hier.

Fußnoten

[1] für mehr Informationen siehe www.gpm-ipma.de
[2] siehe auch https://ec.europa.eu/isa2/solutions/open-pm2_en
[3] mehr Informationen unter www.pmi.org/pmbok-guide-standards
[4] weitere Informationen unter www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2/what-is-prince2

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